合同管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)合同管理有什么區(qū)別？

勞動合同、買賣合同、供貨合同、代理合同……一個企業(yè)需要簽署的合同類型、數(shù)量，多得數(shù)都數(shù)不清。那么企業(yè)應該怎樣管理這些合同呢？目前市面的合同管理系統(tǒng)是否真的可以提升合同管理的效率呢？

現(xiàn)階段合同管理的方法分成二種：傳統(tǒng)合同管理、合同管理系統(tǒng)軟件。

傳統(tǒng)合同管理方法一般是手工管理合同，即專職人員手工管理或應用Word、Excel開展合同管理。但因為合同涉及到的單位很多，需要管理的合同要素也不盡相同，因而傳統(tǒng)的手工管理方法存有管理效率低，耗時費力等難題，實際以下：

1.文本文檔管理難、檢索麻煩

傳統(tǒng)的合同管理中，當企業(yè)必須查看過去簽署的合同時，合同檢索十分麻煩且花費時間較久。

2.文件格式不統(tǒng)一，信息內(nèi)容歸納難

選用手工制作或EXCEL管理時，因為不同單位的數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一，歸納工作中耗時很大，且存有人為因素統(tǒng)計分析偏差的風險性。

3.存放全過程極易遭偽造、毀壞

合同涉及到企業(yè)關鍵商業(yè)機密，應謹慎存放。但傳統(tǒng)的手工管理方式，存有被人偽造、盜竊及毀壞的風險，給企業(yè)帶來不可預估的經(jīng)濟風險。

4.缺乏關鍵節(jié)點的管理機制

手工管理合同缺乏對合同進展、結算等關鍵節(jié)點的預警信息，不可以提醒管理者合同進展狀況，不可以分析出最近有哪些項目將會產(chǎn)生收入或者支出。

與手工合同管理相對應的則是合同管理系統(tǒng)軟件。合同管理系統(tǒng)軟件是建立在信息科技基礎上的，運用當代企業(yè)的優(yōu)秀管理理念，為企業(yè)提供多方位、專業(yè)化的合同管理服務平臺。

合同管理系統(tǒng)軟件具有的基本要素：

1.合同文件的擬定、修正

合同管理系統(tǒng)軟件一般具有線上擬定、編寫、修正、導入合同等功能，除此之外，合同管理系統(tǒng)軟件還可以提供大量合同示范性文本，客戶可迅速轉化成合乎自身企業(yè)的合同范本。

2.合同審批

合同管理系統(tǒng)軟件，企業(yè)可以根據(jù)本身的工作流程來設定合同審批流程，并保存全部的審批意見，供合同審批人參考。

3.合同文檔管理

合同管理系統(tǒng)軟件能夠管理企業(yè)全部與合同有關的文檔，如合同初稿、合同變更文檔、合同附件等等，而且具有合同分類存檔，快速查詢及免費下載等功能。

4.合同進展查詢及提醒

合同管理系統(tǒng)軟件能夠真實記錄合同簽訂時間，而且可以提醒客戶有哪些尚待簽訂的合同，方便客戶隨時隨地掌握合同實際進展情況。

5.合同在線簽署

合同管理系統(tǒng)軟件還可以支持合同在線簽署，通過電子簽名技術可以簽署具有與紙質合同同等法律效力的電子合同。

相對于合同管理系統(tǒng)軟件，傳統(tǒng)手工合同管理存有許多的缺點，已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而合同管理系統(tǒng)軟件采用互聯(lián)網(wǎng)技術，不但可以避開傳統(tǒng)合同管理的缺點，而且可以使企業(yè)更加合法、規(guī)范、合理的管理合同，協(xié)助企業(yè)塑造優(yōu)良的、誠實守信的品牌形象，進而提升企業(yè)在市場經(jīng)濟體制中的競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

本文首發(fā)于放心簽電子合同官網(wǎng)。