醫(yī)藥行業(yè)為什么需要使用電子簽名？

2020年底，為了規(guī)范醫(yī)藥代表的學(xué)術(shù)推廣行為，促進(jìn)醫(yī)藥行業(yè)健康有序發(fā)展，國(guó)家藥品監(jiān)督管理局網(wǎng)站發(fā)布了醫(yī)藥代表備案管理辦法，各藥企需要完成醫(yī)藥代表備案。

那么，如何才能合法合規(guī)地收集員工的個(gè)人信息呢？

基于個(gè)人信息保護(hù)的原則，我們要注意“藥品營(yíng)銷(xiāo)許可證持有人要使用醫(yī)藥代表個(gè)人身份信息完成醫(yī)藥代表備案并在國(guó)家平臺(tái)上公布信息，需要獲得醫(yī)藥代表授權(quán)。”雖然這看起來(lái)是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的要求，但是在實(shí)際操作過(guò)程中，要考慮如何發(fā)放，如何接收，如何保留授權(quán)。這對(duì)于大型藥企醫(yī)藥代表頻繁進(jìn)出的公司來(lái)說(shuō)是一個(gè)很大的工作量。

隨著醫(yī)藥行業(yè)的動(dòng)態(tài)變化，未來(lái)這樣的政策會(huì)越來(lái)越多，國(guó)家對(duì)個(gè)人信息利用的采集標(biāo)準(zhǔn)和授權(quán)要求也會(huì)越來(lái)越嚴(yán)格。如果我們每次都換，我們會(huì)更新授權(quán)書(shū)，讓員工簽字后再收回。另外，醫(yī)藥代表大部分分布在全國(guó)各地，這將是一項(xiàng)繁瑣且低附加值的工作，工作量巨大。作為醫(yī)藥公司，可以做些什么來(lái)靈活滿(mǎn)足員工授權(quán)等簽約需求？事實(shí)上，在醫(yī)藥行業(yè)推廣無(wú)紙化電子簽名是一個(gè)非常推薦的方案。

電子簽名在醫(yī)藥行業(yè)人力資源部的應(yīng)用現(xiàn)狀

目前，在醫(yī)藥行業(yè)推廣電子合同簽署，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。

挑戰(zhàn)在于醫(yī)藥行業(yè)相對(duì)傳統(tǒng)，尤其是數(shù)字化進(jìn)程相對(duì)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)來(lái)說(shuō)比較慢。因此，特別是對(duì)于電子合同，等與法律風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的決策，公司的法律部門(mén)還是傾向于保守的。目前很多公司的法律部門(mén)都不同意使用電子合同。但從政策角度來(lái)看，我們也看到了更多的機(jī)會(huì)。某種程度上，疫情的爆發(fā)加速了國(guó)家政策對(duì)電子簽名的支持。

今年7月，國(guó)家發(fā)改委在《關(guān)于支持新業(yè)務(wù)形式和模式健康發(fā)展、激活消費(fèi)市場(chǎng)促進(jìn)就業(yè)擴(kuò)大的意見(jiàn)》中，明確指出了推動(dòng)電子合同、電子發(fā)票、電子印章、電子認(rèn)證等數(shù)字應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)施完善的方向，讓我們看到了趨勢(shì)和希望。

目前醫(yī)藥行業(yè)具有銷(xiāo)售分布廣，醫(yī)藥代表注冊(cè)制度政策變化快的特點(diǎn)。正是由于這些日益增長(zhǎng)的需求，電子合同的使用機(jī)會(huì)應(yīng)運(yùn)而生，這促使醫(yī)藥行業(yè)開(kāi)始了對(duì)電子合同的各種嘗試。

目前，醫(yī)藥行業(yè)應(yīng)用最廣泛的電子合同是在人力資源領(lǐng)域。

現(xiàn)在很多企業(yè)與員工之間的文件，如收入證明、就業(yè)證明、離職證明、調(diào)動(dòng)調(diào)動(dòng)協(xié)議、個(gè)人信息采集、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、員工手冊(cè)、電子合同等，不需要蓋章和簽字是無(wú)法進(jìn)行交互的。

基于剛才提到的挑戰(zhàn)，對(duì)于醫(yī)藥企業(yè)電子簽名的推廣步驟有以下幾點(diǎn)建議:

首先是功能提升的順序。由于很多藥企的法律部門(mén)并沒(méi)有完全支持和同意電子合同，所以電子簽名并不局限于電子合同，應(yīng)用場(chǎng)景也比較多，可以循序漸進(jìn)。

我們可以從簡(jiǎn)單的電子印章，比如收入證明、就業(yè)證明、離職證明等入手。，只需要公司單方面蓋章，不需要任何員工簽字。

有了電子印章，我們可以繼續(xù)擴(kuò)展到下一步，即電子簽名。

其中轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出協(xié)議、個(gè)人信息保護(hù)、保密協(xié)議、員工手冊(cè)、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等相關(guān)人力資源應(yīng)用已經(jīng)廣泛使用，未來(lái)很容易過(guò)渡到其他場(chǎng)景。

對(duì)于電子簽名需要的平臺(tái)，可以放心的從簽名電子合同平臺(tái)開(kāi)始，因?yàn)檫@樣對(duì)公司的IT系統(tǒng)和預(yù)算影響最小。如果公司IT部門(mén)的技術(shù)系統(tǒng)條件成熟，你想有更好的員工體驗(yàn)，也可以把電子合同系統(tǒng)和公司的系統(tǒng)連接起來(lái)，這需要公司IT部門(mén)的介入和規(guī)劃。