電子合同在企業(yè)采購流程化管理中的應(yīng)用

案例:一家位于上海的手機設(shè)計制造一體化解決方案制造商，是一家處于行業(yè)前沿的大型企業(yè)，其業(yè)務(wù)包括從手機設(shè)計到硬件制造的整個連鎖服務(wù)。手機制造的原材料采購一直是這家廠商的重要任務(wù)之一，紙質(zhì)采購合同的簽訂和管理一直是他們最頭疼的問題。

企業(yè)的問題:

1.供應(yīng)商分布比較分散，難以覆蓋合同管理的方方面面，簽訂合同比較麻煩。

在手機制造業(yè)的成本控制中，需要分別采購不同的手機零部件，必然會涉及到不同的原設(shè)備供應(yīng)商。但是供應(yīng)商分布分散在全國各地，每次簽約都是個難題。

2.審批、審核、簽字涉及多個部門，流程混亂。

采購部門在與供應(yīng)商簽訂合同前，需要在公司內(nèi)部法律事務(wù)、財務(wù)、產(chǎn)品、設(shè)計等部門對多個合同進行審核同意后才能簽訂合同。

3.合同管理比較麻煩，占用成本比較多。

在合同的管理中，有許多復(fù)雜的合同，管理消耗了大量的時間和空間成本。

電子合同平臺如何解決企業(yè)面臨的問題？

1.簽署批準(zhǔn)程序，輕松檢查合同。

與原來繁雜無序的合同審批相比，新的電子合同審批有很多新的特點，支持自定義審批流程，并有指定人員簽字，使審批流程更加科學(xué)有序?？梢宰远x審批流程，指定專人簽字。

2.將簽約與公司的采購平臺相結(jié)合，無需復(fù)雜的步驟即可在線簽約。

通過電子合同平臺的開放API接口，電子合同系統(tǒng)與廠商的內(nèi)部采購平臺相結(jié)合。當(dāng)需要簽訂合同時，通過購銷系統(tǒng)調(diào)出電子合同服務(wù)，上傳合同，在簽訂合同前填寫供應(yīng)商信息。供應(yīng)商可以通過通知信息獲取待簽合同的具體信息，供應(yīng)商只需登錄采購平臺或電子合同平臺進行簽署，認(rèn)證后完成整個簽署流程。

3.合同管理

合同管理是合同簽訂后的另一個重要職能。在原來的紙質(zhì)合同管理時代，制造商需要專門的人員和場地來負(fù)責(zé)采購合同的備案管理，既費時費力，又需要浪費寶貴的辦公空間資源。通過電子合同平臺，可以實現(xiàn)多樣化的合同管理功能。

4.安全防護

合同對企業(yè)的重要性不言而喻。電子合同平臺在安全保存合同方面投入了大量精力。放心簽安全措施包括服務(wù)器安全、加密服務(wù)、數(shù)據(jù)風(fēng)險控制、移動安全和DDOS保護五個方面。放心簽平臺的所有合同從上到下、從內(nèi)到外都受到保護。

采用電子合同后，制造商將:

采購流程縮短，比以前節(jié)省了60%的流程環(huán)節(jié)

采購合同簽訂時間縮短，比以前節(jié)省90%的時間

合同管理成本降低，比以前低80%，每月節(jié)省5萬元

采購效率得到提高，單個合同的平均執(zhí)行時間減少了2.5天

采購合同簽訂和管理環(huán)節(jié)的有效優(yōu)化帶來了采購中原材料供應(yīng)市場價格的快速掌握，使公司的整體采購成本得到有效控制。