電子簽章管理辦法如何制定？

實(shí)體印章的使用始終存在風(fēng)險(xiǎn)?？紤]到“印章”的特殊法律效力，可靠的電子簽章更有利于組織實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，規(guī)避使用印章的風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)在通過放心簽平臺(tái)，可以直接生產(chǎn)和管理具有法律效力的電子簽章等，讓所有印章統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)上，“按需分配，授權(quán)使用”，免去了使用印章的麻煩。

電子簽章管理措施

第1條:申請(qǐng)授權(quán)

為了規(guī)范組織的印章管理制度，電子印章的使用和管理必須事先申請(qǐng)并授權(quán)實(shí)施。電子簽章該平臺(tái)可以與任何業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理軟件集成，為客戶創(chuàng)建一個(gè)電子印章管理系統(tǒng)，通過流程審核實(shí)施，確保每項(xiàng)操作的完全授權(quán)，提高管理的規(guī)范性。

第2條:印章管理的全周期

電子印章必須及時(shí)報(bào)告“制定、變更、作廢、撤回”的過程，并同步更新，以確保電子印章的信息有效、統(tǒng)一。電子簽章該平臺(tái)可與業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理軟件集成，在從印章制作到失效的整個(gè)生命周期內(nèi)對(duì)每個(gè)印章進(jìn)行管理，全程跟蹤印章信息的變化，防止印章使用混亂，自由使用。

第3條:印章由專人保管

所有電子印章必須由專人管理，印章的制作、更換和調(diào)用應(yīng)由有明確職責(zé)的專人操作。電子簽章平臺(tái)可以為組織制定具有法律效力的電子印章，為每個(gè)印章授權(quán)管理員，并定義管理權(quán)限以確保電子印章。

第4條:統(tǒng)一授權(quán)使用

電子印章的所有使用都必須事先申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)并根據(jù)需要調(diào)用，以確保每個(gè)印章的使用權(quán)限明確，不能亂用或冒用。

電子簽章通過與管理軟件和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，該系統(tǒng)可以使組織各種業(yè)務(wù)中的章節(jié)使用的所有要求在整個(gè)過程中按需應(yīng)用，從而減少人工干預(yù)，防止錯(cuò)誤的章節(jié)使用、欺詐使用和濫用。每一個(gè)電子印章都有精細(xì)的使用限制，可以在生產(chǎn)的同時(shí)同步設(shè)置使用權(quán)，嚴(yán)格設(shè)置用戶，杜絕人情。在與管理軟件和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，可以為不同的業(yè)務(wù)創(chuàng)建特定的使用流程。每次用一章，都是提前申請(qǐng)的。經(jīng)過嚴(yán)格審核和授權(quán)，該章使用高效，無需跑腿和下線。

第5條:審計(jì)資料的完整記錄

電子印章必須保存詳細(xì)的操作記錄，并能定期、隨時(shí)檢查每個(gè)印章的使用情況，以提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。

“印章使用日志”對(duì)每枚印章的基本信息和全過程操作都有詳細(xì)的信息記錄，無論是數(shù)字證書、印章名稱、適用范圍等基本信息，還是印章用戶、打印文件、打印時(shí)間等操作信息，都可以第一時(shí)間閱讀，審核更加全面。

第6條:工藝文件中有文件

確保電子印章全過程文件能夠及時(shí)有序地形成歸檔材料，形成高效的信息查詢和驗(yàn)證流程。

離線用章階段，所有打印出來的文檔都是手工整理保存，文檔多，不利于長期保存管理，也不方便查找。目前，電子印章平臺(tái)可以為客戶提供文件存儲(chǔ)服務(wù)，所有打印的文件都可以自動(dòng)存儲(chǔ)在系統(tǒng)中。它還可以通過管理軟件幫助客戶形成一套標(biāo)準(zhǔn)的打印文件管理應(yīng)用程序，存儲(chǔ)、搜索和共享完全集成。

合法有效的電子印章不是簡單的電子印章圖，只有電子印章圖沒有法律效力。電子印章 of 放心簽均有匹配的電子簽名，并通過“數(shù)字證書、時(shí)間戳和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)證書”等技術(shù)保證來確保印章的合法有效。