大型工程項目如何通過電子簽章系統(tǒng)降低成本

大型項目一線建設(shè)期間，平均每年簽署文件200多萬份。如果采用紙簽，簽的時候有沒有計算成本？

很多項目經(jīng)理坦言，為了保證一線的施工進度，去業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)上審批，但最后還是卡在了“簽字蓋章”上。文件簽署這個巨大的問題如果有一天不解決，一線建設(shè)的成本和效率也不會有一天真正釋放出來。

如果采用電子化簽署，則在整個流程中，每份文件都可以“零快遞零紙張”完成。通過整合，組織的業(yè)務(wù)軟件具備了簽名能力，圍繞一線建設(shè)管理程序，為各環(huán)節(jié)的文件提供“身份認證、電子模板、網(wǎng)上審批蓋章、電子簽名、數(shù)據(jù)存儲證書服務(wù)”。

通過“瘦身”百萬文檔，全面提高項目一線業(yè)務(wù)的處理效率，降低項目管理成本。

一是采購文件“瘦身”，一線材料早到位

“瘦身”文件:招標(biāo)文件、詢價函、采購合同、現(xiàn)場收據(jù)、采購申請表。對于一些大型工程組織來說，各種設(shè)備和建材供應(yīng)商遍布全國各地，數(shù)量高達數(shù)千家。在采購過程中，越早發(fā)出招標(biāo)文件和詢價信，越早篩選供應(yīng)商；采購合同越早簽訂，材料越早到位。

離線簽署棘手問題:

對于每一次采購，招標(biāo)文件必須經(jīng)過總部批準(zhǔn)蓋章后才能發(fā)出，可以是快遞，也可以是當(dāng)面，整個蓋章過程至少需要2-3天。需要采購的材料種類繁多，可能需要300-400家“設(shè)備、水泥、鋼材、配件、電纜等”的供應(yīng)商同時進行調(diào)查。依靠郵寄需要一周時間。各種合同的簽約進度都是無形的，等待施工，采購合同還沒簽，不知道催誰。

電子簽署優(yōu)勢:

可以與招投標(biāo)平臺和采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。各種招標(biāo)文件在招標(biāo)采購過程中可以直接調(diào)用電子印章，這涉及到雙方簽訂的采購合同。系統(tǒng)通過短信自動提醒供應(yīng)商，可以在線簽名。

二、材料檔案“瘦身”，一線材料快速部署

“瘦身”檔案:材料出入庫登記表。大多數(shù)工程材料的數(shù)量和質(zhì)量都很大。材料出入庫登記表的簽字越規(guī)范，就越能減少材料管理不善造成的損失。材料出入庫表格簽字越快，施工一線就能越快解決材料短缺，提高材料調(diào)撥效率。

離線簽署棘手問題:

在一些組織中，存在許多“虛開材料發(fā)貨單”、“簽字領(lǐng)料”的情況，使得材料的損失難以控制。入庫時，倉庫人員應(yīng)獲取系統(tǒng)材料采購數(shù)據(jù)，并在簽字入庫前逐一核對；領(lǐng)料時，上層經(jīng)理審批，倉庫管理員簽字，流通時間慢，第一時間無法滿足緊急物料需求；每個倉庫的材料調(diào)撥效率不好，導(dǎo)致材料和采購的浪費。

電子簽署優(yōu)勢:

開放式、集成化的倉儲管理系統(tǒng)和采購管理系統(tǒng)，無論是出庫申請單還是入庫單，都是通過網(wǎng)上審批流程實現(xiàn)的，自動傳到電子簽章進行簽字，整個流程方便、安全、高效。

①電子表格中的收貨公司、供應(yīng)商、物料類別、資源編碼、物料明細信息可直接從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檢索，標(biāo)準(zhǔn)模板由合同鎖轉(zhuǎn)換而來。

②從發(fā)起到入庫只需要一個流程，每個環(huán)節(jié)都直接通過手機審批，既保證了身份安全，又有較高的物資調(diào)配效率。