大型食品企業(yè)如何通過(guò)電子簽章系統(tǒng)降本增效？

眾所周知，一家大型食品企業(yè)每年要處理3-7萬(wàn)次各種內(nèi)部和外部對(duì)印章的請(qǐng)求。引入電子簽章以簡(jiǎn)化章節(jié)和合同成本的使用已成為許多組織進(jìn)一步釋放管理動(dòng)機(jī)的新選擇。

食品行業(yè)核心業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)流程:(生產(chǎn)銷(xiāo)售過(guò)程中的管理支持)

“生產(chǎn)”和“銷(xiāo)售”構(gòu)成了食品行業(yè)的核心業(yè)務(wù)線(xiàn)，實(shí)施過(guò)程非常復(fù)雜。從生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)到銷(xiāo)售，整個(gè)過(guò)程不僅需要龐大的員工體系的支持，還涉及到大量的供應(yīng)商、經(jīng)銷(xiāo)商、代理商和客戶(hù)。

龐大的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)下，有大量的內(nèi)部打印和外部簽名需求。傳統(tǒng)的物理打印方式有限且不靈活，只會(huì)讓組織運(yùn)作被動(dòng)?，F(xiàn)在，電子簽章系統(tǒng)使現(xiàn)有的食品機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理軟件通過(guò)開(kāi)放集成實(shí)現(xiàn)電子打印和電子簽名，從而為食品行業(yè)打造一個(gè)覆蓋機(jī)構(gòu)內(nèi)外各類(lèi)人員和業(yè)務(wù)的電子打印控制中心場(chǎng)景等。

大型食品企業(yè)核心業(yè)務(wù)章及合同場(chǎng)景:

場(chǎng)景1、產(chǎn)品銷(xiāo)售文件類(lèi)型:特許經(jīng)營(yíng)合同、經(jīng)銷(xiāo)商合作合同、經(jīng)銷(xiāo)商協(xié)議、特許經(jīng)營(yíng)合同、委托書(shū)、商品團(tuán)購(gòu)合同、銷(xiāo)售訂單、退貨訂單、銷(xiāo)售合同。

受食品保質(zhì)期的限制，食品行業(yè)強(qiáng)調(diào)即時(shí)服務(wù)。業(yè)務(wù)規(guī)模越大，分銷(xiāo)渠道越多。這幾年來(lái)，大大小小的經(jīng)銷(xiāo)商、代理商、加盟商的數(shù)量已經(jīng)達(dá)到幾萬(wàn)家，這類(lèi)業(yè)務(wù)的簽約和訂單成本高達(dá)每年一百萬(wàn)。此外，各種促銷(xiāo)活動(dòng)頻繁，產(chǎn)品訂單急劇增加，依靠線(xiàn)下蓋章，一線(xiàn)業(yè)務(wù)人員和印章管理人員經(jīng)常在高負(fù)荷下工作，檢查訂單、打印、蓋章并郵寄到各大分銷(xiāo)渠道，需要巨大的簽約成本。而且紙質(zhì)郵票效率跟不上，訂單容易擱淺，推廣成為管理負(fù)擔(dān)。

解決方案:電子簽章系統(tǒng)通過(guò)整合ERP業(yè)務(wù)軟件、訂單管理系統(tǒng)、銷(xiāo)售管理軟件，為食品行業(yè)打造一個(gè)網(wǎng)上銷(xiāo)售單據(jù)簽約平臺(tái)。內(nèi)部銷(xiāo)售人員、外部經(jīng)銷(xiāo)商、代理商、加盟商、客戶(hù)可以隨時(shí)通過(guò)電話(huà)電子印章和網(wǎng)上電子簽名簽訂合同。

場(chǎng)景2、采購(gòu)文件類(lèi)型:原材料/設(shè)備/服務(wù)采購(gòu)合同、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)和評(píng)標(biāo)報(bào)告。

供應(yīng)鏈?zhǔn)鞘称饭I(yè)發(fā)展的核心支撐。食品生產(chǎn)原料的采購(gòu)和門(mén)店裝修服務(wù)的采購(gòu)伴隨著組織的年度發(fā)展。各種招標(biāo)文件和采購(gòu)合同的簽訂效率關(guān)系到整個(gè)上下游供應(yīng)鏈的運(yùn)作質(zhì)量。線(xiàn)下蓋章不僅分離了上下游信息，還因?yàn)榧垙?、快遞、人工溝通的巨大成本，使得整個(gè)供應(yīng)鏈變得復(fù)雜。

解決方案:電子簽章系統(tǒng)可以與ERP、SRM、OA等應(yīng)用軟件無(wú)縫對(duì)接，幫助組織在現(xiàn)有采購(gòu)信息管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，在線(xiàn)審批后直接在所有文件上加蓋電子印章，通過(guò)短信通知外部供應(yīng)商，在手機(jī)上輕松簽收確認(rèn)。全面簡(jiǎn)化供應(yīng)鏈中的簽單成本，提高采購(gòu)效率，通過(guò)整個(gè)電子采購(gòu)打通供應(yīng)鏈上下游信息，使食品組織的采購(gòu)更快，滿(mǎn)足生產(chǎn)和門(mén)店擴(kuò)張的需要。

場(chǎng)景3、人員招聘文件類(lèi)型:人事合同、聘用協(xié)議、離職協(xié)議、各種證明文件、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制承諾。

部分連鎖食品店、零售食品店、門(mén)店在全國(guó)范圍內(nèi)擴(kuò)張，員工流失率常年居高不下，尤其是面向客戶(hù)的前端服務(wù)人員，流失率更為頻繁。再加上各地正常的連鎖經(jīng)營(yíng)，大量人力資源文檔的打印需求導(dǎo)致HR陷入機(jī)械化工作狀態(tài)。

解決方案:電子簽章系統(tǒng)可與HR軟件、OA辦公系統(tǒng)連接，創(chuàng)建食品行業(yè)人事文件審批、打印、簽字、存儲(chǔ)閉環(huán)，幫助解決認(rèn)證文件內(nèi)部打印、新員工簽字、老員工續(xù)簽等各種簽字要求?，F(xiàn)在HR可以直接從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)發(fā)起簽字，審批后自動(dòng)加蓋電子印章。員工可以借助短信自動(dòng)認(rèn)證并簽訂合同，整個(gè)身份保障過(guò)程只需幾分鐘。

場(chǎng)景4、財(cái)務(wù)文件類(lèi)型:報(bào)表和報(bào)銷(xiāo)單。

隨著全國(guó)分銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)和供應(yīng)鏈的形成，在數(shù)萬(wàn)經(jīng)銷(xiāo)商和供應(yīng)商的配合下，每個(gè)月都需要核銷(xiāo)大量報(bào)表。核銷(xiāo)效率越快，食品組織的采購(gòu)和生產(chǎn)部門(mén)就能及時(shí)獲得產(chǎn)品銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，組織的資金就能盡快回流。此外，在采購(gòu)和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中會(huì)產(chǎn)生大量的報(bào)銷(xiāo)單，每月占用財(cái)務(wù)人員一半的時(shí)間。公司擴(kuò)張?jiān)娇?，?cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)壓力越大。實(shí)體使用印章的局限性將金融家困于重復(fù)、機(jī)械、龐大的蓋章環(huán)節(jié)，難以徹底篩選風(fēng)險(xiǎn)審批、蘿卜印章等瑕疵。

解決方案:電子簽章系統(tǒng)可以與企業(yè)的配送管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件集成，不僅可以將電子印章連接到對(duì)賬流程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)賬數(shù)據(jù)、報(bào)表、簽名、蓋章的全過(guò)程電子化，還可以滿(mǎn)足內(nèi)部報(bào)銷(xiāo)單蓋章的需要，使訂單、票據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以完全共享，審批、打印、流轉(zhuǎn)全過(guò)程電子化。

場(chǎng)景5、資產(chǎn)文件類(lèi)型:門(mén)店建筑合同。

每年各種連鎖食品店和零食品牌在全國(guó)建立實(shí)體店，一些知名連鎖品牌每年都有上千的擴(kuò)張。門(mén)店裝修過(guò)程中，需要與施工單位簽訂施工合同。但是門(mén)店遍布全國(guó)，總部還要遠(yuǎn)程與施工單位簽訂合同，只能靠郵件一遍一遍的與對(duì)接人溝通施工內(nèi)容，效率跟不上企業(yè)整體擴(kuò)張速度。

解決方案:總部整合到食品機(jī)構(gòu)的OA辦公系統(tǒng)和供應(yīng)商系統(tǒng)后，選擇建造師后直接在系統(tǒng)中發(fā)起簽約流程，覆蓋電子印章 online。施工單位即時(shí)短信查簽邀請(qǐng)函，全程零快遞，快速解決全國(guó)各地門(mén)店打印需求。生產(chǎn)和銷(xiāo)售能力是食品組織市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要表現(xiàn)。輕量、智能、安全、無(wú)紙電子簽章可以幫助組織釋放一線(xiàn)業(yè)務(wù)簽約成本，構(gòu)建真正的電子化管理閉環(huán)。

目前，國(guó)家提倡加工制造業(yè)加快信息化部署，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”提升管理能力。電子簽章，作為組織信息化管理升級(jí)的最后一環(huán)，將有助于更多傳統(tǒng)食品行業(yè)開(kāi)拓新的管理方向，促進(jìn)業(yè)務(wù)的輕量級(jí)發(fā)展。