合同管理系統(tǒng)-電子合同如何解決合同管理的困境

一、合同管理的困境

1.在合同簽訂上，不是領(lǐng)導(dǎo)授意草草簽署，沒(méi)走既定流程，就是你方改罷我登場(chǎng)；最終到底誰(shuí)改了什么都一團(tuán)亂麻，重復(fù)核對(duì)，效率低下；

2.合同簽過(guò)之后，或者就放在檔案柜里，乏人問(wèn)津；或者就是在出問(wèn)題的時(shí)候才去找合同，卻發(fā)現(xiàn)那個(gè)合同不在自己手里，甚至在合同對(duì)方手里沒(méi)收回來(lái)；

3.基本上使用EXCEL做合同臺(tái)賬，但是EXCEL難以應(yīng)對(duì)動(dòng)態(tài)的執(zhí)行數(shù)據(jù)，雖然解決了這個(gè)維度，但又貽誤了那個(gè)維度，搞得合同管理員非常頭大，無(wú)計(jì)可施；

4.合同管理人員按期向各個(gè)業(yè)務(wù)部門收集合同執(zhí)行數(shù)據(jù)，但是每個(gè)業(yè)務(wù)部門都很忙，報(bào)送不及時(shí)不說(shuō)，還不準(zhǔn)確，業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)對(duì)不上；

5.合同量大，收付款筆數(shù)太多，經(jīng)常會(huì)忘記催收款項(xiàng)，有時(shí)還會(huì)重復(fù)付款給供應(yīng)商，導(dǎo)致增添利潤(rùn)的機(jī)遇流失甚至公司損失；

6.由于合同簽署和執(zhí)行沒(méi)有統(tǒng)一的管控機(jī)制，導(dǎo)致重要審計(jì)材料缺失，執(zhí)行合同審計(jì)非常困難；

7.客戶跟蹤信息全部分散在客戶經(jīng)理身上，公司掌握不全面，如若客戶經(jīng)理發(fā)生變動(dòng)，以前的跟蹤情況難以承接，甚至發(fā)生跳單情況，給公司造成損失；

8.供應(yīng)商審核流程不規(guī)范，選商和招標(biāo)環(huán)節(jié)資料和流程不完整不規(guī)范，導(dǎo)致采購(gòu)管理混亂，以至于容易滋生腐敗，缺失質(zhì)量控制，造成損失；

9.一旦合同完成后，對(duì)客戶、供應(yīng)商、合同等沒(méi)有回歸評(píng)價(jià)機(jī)制，不能使后續(xù)業(yè)務(wù)借鑒過(guò)往業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，致使多次犯同一個(gè)錯(cuò)誤而不自知；

10.合同執(zhí)行過(guò)程中，難以對(duì)合同收付款、開(kāi)票、合同標(biāo)的的交付做一一對(duì)應(yīng)，款、票、物的對(duì)賬經(jīng)常出問(wèn)題；

11.集團(tuán)企業(yè)無(wú)法監(jiān)控下屬企業(yè)合同的簽訂和執(zhí)行，違反合同管理規(guī)定的行為比比皆是，致使企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)加大。

二、不用合同管理方式對(duì)比

純紙質(zhì)和Exce方式：簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)不能協(xié)作、效率低易  出錯(cuò)、難以支持大合同量

電子合同管理系統(tǒng)：以合同全生命周期管理梳理整合相關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)流程控制、風(fēng)險(xiǎn)防范、管理決策提供強(qiáng)有力的支持。

三、電子合同管理系統(tǒng)

基于電子簽名技術(shù)搭建的電子合同系統(tǒng)，與企業(yè)已有系統(tǒng)相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)：

①通過(guò)與接入設(shè)備對(duì)接，在任意終端實(shí)現(xiàn)電子合同簽署。

②通過(guò)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同管理、印章管理等功能。

③通過(guò)與第三方服務(wù)對(duì)接，可實(shí)現(xiàn)安全協(xié)議封裝、網(wǎng)絡(luò)接入等多項(xiàng)功能。

舉例來(lái)說(shuō)，放心簽電子簽章系統(tǒng)可以達(dá)成如下功能：

①支持由管理員統(tǒng)一管控用戶賬號(hào)（開(kāi)通、權(quán)限變更、禁用）。

②賬戶數(shù)量可無(wú)上限。

③支持通過(guò)接口方式進(jìn)行企業(yè)組織架構(gòu)同步，和員工崗位進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接。

④可通過(guò)接口方式進(jìn)行企業(yè)員工信息同步

⑤支持統(tǒng)一管控、分級(jí)管控電子簽章、文件模板的制作權(quán)限。

⑥支持分級(jí)管控?cái)?shù)據(jù)查看權(quán)限。

⑦支持自定義配置審批流，審批流可應(yīng)用于簽章創(chuàng)建、使用，模板創(chuàng)建、使用等。

⑧支持記錄和查看用印日志（何人何時(shí)在何種文件加蓋了何種簽章），可根據(jù)各類關(guān)鍵字和條件進(jìn)行查詢。

⑨支持統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能，按時(shí)間維度、組織維度統(tǒng)計(jì)用印情況，并可導(dǎo)出多種格式表格。

⑩支持API方式對(duì)接，所有操作在本地系統(tǒng)，模板調(diào)用、內(nèi)容填充后臺(tái)接口自動(dòng)完成。

?支持同一個(gè)文件進(jìn)行多個(gè)不同印章用印，且能指定用印順序，數(shù)量無(wú)限制。

?智能識(shí)別空白文件，空白文件不會(huì)蓋章。

?支持人臉、銀行卡、手機(jī)號(hào)等要素組合身份認(rèn)證。

?加蓋公章的文件能夠被保護(hù)，不允許修改。

?支持文檔鎖定功能，需要輸入特定的密碼才能打開(kāi)文檔。

?支持在線驗(yàn)證電子簽章真實(shí)性，驗(yàn)證結(jié)果包含CA、時(shí)間戳、簽署人信息等。

?支持打印的電子簽章文件，支持點(diǎn)擊鏈接、掃描二維碼方式查看電子文件，支持水印功能，且能夠指定水印的類型。

?支持加蓋電子文件中的印章，不可篡改，也不可能從蓋章文件中被拆離，合同驗(yàn)簽可檢驗(yàn)是否拆離。

?支持發(fā)生糾紛等涉及訴訟情況，電子簽平臺(tái)需提供證書、日志等支持，必要時(shí)可以提供國(guó)家公證處服務(wù)。

?支持移動(dòng)端應(yīng)用集成，包括微信、企業(yè)微信、公眾號(hào)、小程序等，支持對(duì)于任何形式的簽章、簽名與加密要求能在3秒內(nèi)完成。

基本滿足企業(yè)簽署管理需求，更多合同管理功能可進(jìn)行定制。