電子文件管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為規(guī)范電子文件管理，確保電子文件的真實、完整、可用和安全， 保存國家歷史記錄，促進(jìn)信息資源開發(fā)利用,推動國家信息化健康發(fā)展，按照國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在 處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條 電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī) 律，堅持下列基本原則：

（一）統(tǒng)一管理。對電子文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對具 有保存價值的電子文件實行集中管理。

（二）全程管理。對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全 過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。

（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件實行規(guī)范化管理。

（四）便于利用。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提 供分層次、分類別共享應(yīng)用。

（五）安全保密。按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。

第二章 電子文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條 建立國家電子文件管理部際聯(lián)席會議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國務(wù)院辦公廳、國家發(fā)展和改革委員會、工業(yè)和信息化部、財政部、國家檔案 局、國家保密局、國家密碼管理局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會等相關(guān)部門為成員單位，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)全國電子文件管理工作。國家電子文件管理部際聯(lián)席會議的主要職責(zé)是：

（一）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)全國電子文件管理工作；

（二）研究制定電子文件管理方針政策；

（三）審定電子文件管理規(guī)章制度、重要規(guī)劃、重大項目方案；

（四）組織起草相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

（五）研究解決全國電子文件管理中的其他重大問題。

第五條 國家電子文件管理部際聯(lián)席會議日常工作由中共中央辦公廳承擔(dān)。

第六條 縣以上黨委、政府要結(jié)合實際,明確負(fù)責(zé)電子文件管理的部門，承擔(dān)本地區(qū)電子文件管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查3

第七條 各有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理提供必要的保障措施。

各級信息化行政管理部門應(yīng)當(dāng)將電子文件管理工作納入信息化發(fā)展規(guī)劃，為電子文件管理工作提供信息化保障。各級發(fā)展改革、機(jī)構(gòu)編制等部門負(fù)責(zé)為 電子文件管理工作提供政策保障。各級財政部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理工作提 供資金保障。

第八條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對本單位電子文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī) 劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實保障措施。

各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部門負(fù)責(zé)歸檔電子文 件管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件管理提供信息化支持；保密部門負(fù)責(zé)涉密 電子文件的保密監(jiān)督管理。

第九條 各級國家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管本館接收范圍內(nèi)各單位形 成的具有永久保存價值的電子文件，并依法提供利用；有條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家 災(zāi)害備份的要求，建立本級電子文件備份中心或者異地備份庫。

第三章 電子文件的形成與辦理

第十條 電子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保密等部門提出電子文件管理的功能需求。

第十一條 電子文件在形成和辦理過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法律法規(guī)規(guī)定的 原件形式，并符合下列要求：

（一）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

（二）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠，未被非 法更改；

（三）在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實、完整。

涉密電子文件的原件形式應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。

第十二條 電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。

第十三條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對電子文件形成的過程稿及其相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定。

第十四條 在電子文件傳輸、交換時,應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)要求,對傳輸、交換過程予以記錄。

第四章 電子文件的歸檔與移交

第十五條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定明確電子文件歸檔 范圍和保管期限，并對具有保存價值的電子文件及時進(jìn)行歸檔，由本單位檔案 部門負(fù)責(zé)管理。

第十六條 電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）電子文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后實時或定期歸檔,定期歸檔應(yīng)在第二年6月底前完成；

（二）歸檔電子文件的保管期限劃分準(zhǔn)確；

（三）電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時歸檔；

（四）電子文件歸檔時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行真實、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)；

（五）電子文件應(yīng)當(dāng)以國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)存儲格式進(jìn)行歸檔，屬于國家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲介質(zhì)存儲，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)；

（六）具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時歸檔。

第十七條 歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)管理要求進(jìn)行分類和整理。

第十八條 屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定時限向同級國家綜合檔案館移交。已建立電子文件備份中心的，應(yīng)當(dāng)按照其要求進(jìn)行移交。

第五章 電子文件的保管與利用

第十九條 電子文件形成單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)配備電子文件 管理、利用的設(shè)施設(shè)備。

第二十條 電子文件保管應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）按照國家信息安全等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)管理規(guī)定 建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管 理制度；

（二）定期對電子文件的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問 題及時處理；

（三）電子文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)將其及時 遷移、轉(zhuǎn)換；

（四）電子文件應(yīng)當(dāng)實行備份制度；

（五）根據(jù)電子文件不同載體保管環(huán)境的要求，選擇適宜的保管條件。

第二十一條 反映電子文件保管、利用過程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。

第二十二條 加強(qiáng)電子文件利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度,采取 有效措施促進(jìn)信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定的時間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。

第二十三條 屬于信息公開范圍的電子文件的利用，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不屬于信息公開范圍的電子文件，按照國家有關(guān)檔案、保密、信息安全、 知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。

第二十四條 應(yīng)當(dāng)為利用者提供真實、可靠的電子文件，并采取有效措施 確保電子文件不受損害。

第二十五條 電子文件的銷毀應(yīng)當(dāng)履行有關(guān)審批手續(xù);涉密電子文件的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理。

第六章 獎勵與懲處

第二十六條 負(fù)責(zé)電子文件管理的部門和電子文件形成單位對在電子文件管理工作中取得突出成績的單位或者個人，應(yīng)當(dāng)給予表彰或者獎勵。

第二十七條 有下列情形之一的，由縣級以上負(fù)責(zé)電子文件管理的部門責(zé)令限期整改;情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：

（一）電子文件管理不符合真實、完整、可用和安全保密要求的；

（二）不按照規(guī)定移交或者接收電子文件的；

（三）不按照規(guī)定提供電子文件的；

（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；

（五）擅自提供、復(fù)制、公布、銷毀電子文件的；

（六）擅自出賣電子文件的；

（七）玩忽職守,造成電子文件損失的。

有前款第四、五、六、七項情形，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事責(zé)任。

第七章 附 則

第二十八條 本辦法所稱元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的數(shù)據(jù)。

第二十九條 軍隊系統(tǒng)的電子文件管理參照本辦法執(zhí)行。

第三十條 本辦法由中共中央辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。