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電子合同與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的利弊分析
2021-10-30

電子合同與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的利弊分析


(一) 簽署傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的弊端


1. 簽字、蓋章過程繁瑣,缺乏時效性


傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署的過程,需要合同雙方簽字、蓋章,如涉及到企業(yè)法人還需要經(jīng)歷企業(yè)法人內(nèi)部的審批流程、用章流程,再由一方簽字、蓋章后交由另一方簽字、蓋章,最后雙方各持一份。從上述流程來看,傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的簽署過程繁瑣,時間較長,影響簽約的時效性??赡茉诤炇鸬倪^程中,出現(xiàn)另一方反悔的情況,拒絕或拖延蓋章,由此可能導致另一方損失。


2. 異地簽署合同,郵寄成本高


傳統(tǒng)的合同簽署,目前的現(xiàn)狀是多數(shù)都涉及到異地合作,簽署合同的雙方需要通過郵寄合同文本,方能實現(xiàn)雙方對合同的簽字、蓋章的過程;如果涉及到境外合作,如果仍按傳統(tǒng)合同的簽署方式去郵寄,其單份合同的郵寄成本就高達上千元。尤其是在當今,異地合作、境外合作的情況日益普遍,所以傳統(tǒng)合同簽署的郵寄成本高就顯得非常明顯了。


3. 紙質(zhì)合同管理成本高、查閱難


通過調(diào)查企業(yè)管理紙質(zhì)合同的現(xiàn)狀,中小型企業(yè)在管理紙質(zhì)合同時存在兩種模式,一種是混合管理,因合同數(shù)量較少,則由管理公章的員工同時管理合同;另一種是專人管理,因合同數(shù)量較大,占用辦公場地廣,必須由專人負責管理合同的整理、收集和保管。混合管理模式,對于合同管理往往不規(guī)范,容易出現(xiàn)遺失、混亂的情形,尤其是在涉及到員工離職交接的情況下,合同很難完整有序。這就無形中增加了查閱合同的難度,實踐中往往存在從所有的合同中去逐份查找的情況,耗時耗力效果不佳;對于專人管理模式,合同管理的難度更大,合同的數(shù)量、種類復雜,需要專人負責且需要專門的場地進行保存,管理成本很高,盡管較混合管理模式而言,專人管理可能通過人為統(tǒng)計設定了查閱的索引,但實際查閱的難度仍然很大,合同的丟失、不完整問題仍很普遍。


4. 公章管理風險高,難度大


合同簽署不得不考慮公章的管理問題,在企業(yè)的日常運營過程中,公章起到了至關重要的作用,合同的簽署生效,加蓋公章是必不可少的環(huán)節(jié)。往往企業(yè)在傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署過程中的蓋章環(huán)節(jié)是設定了最為繁雜的程序的,部分企業(yè)還對管理公章設定了特有的規(guī)章制度。但對于公章的使用仍然是存在私自蓋章的風險的,一旦公章被私自使用,對外是發(fā)生法律效力的,企業(yè)只能在對外承擔責任后再向管理公章的相關人員追究法律責任。此等風險是企業(yè)極不愿意承受的,所以往往民營企業(yè)管理公章的人員均是企業(yè)實際控制人的親屬,但這不能從根本上解決私蓋公章的問題。


電子合同.jpg


(二) 電子合同的優(yōu)勢


1. 在線簽署,效率高


電子合同通過線上身份認證,合同文本的上傳,生成電子簽名后即可在線上完成合同的簽署,簽字、蓋章具有即時性,能很好的減少合同簽署過程中產(chǎn)生悔約的可能性,最大限度的促成交易,提高合同簽署的效率。


2. 簽署成本低


與傳統(tǒng)的異地簽署合同需要郵寄簽字蓋章相比,電子合同無需郵寄紙質(zhì)文本,只需要上傳合同文本即可,不產(chǎn)生簽署合同的郵寄費用,甚至打印、裝訂費等相關的費用均可省去,極大的降低了合同簽署過程中的成本。尤其是對于與境外客戶合同的簽署,具有很高的實用價值。


3. 合同管理簡單,成本低,易查閱


從合同管理的角度來看,電子合同簽署后,可由簽署人下載保存,同時也由電子合同簽署平臺進行線上保存,當然我們還可以選擇由相應的公證機關的系統(tǒng)進行保存,其對應的是數(shù)據(jù)的保存與分類,所以對電子數(shù)據(jù)進行線上保存更簡單、方便,利用電子數(shù)據(jù)整理、分類工具,可很好的對電子合同進行分類管理,避免人為分類操作帶來的失誤,同時,基于電子系統(tǒng)的分類管理,線上調(diào)取、查閱的問題就迎刃而解了,線上電子合同的管理及查閱都較傳統(tǒng)合同管理而言更具有優(yōu)勢。電子合同不需要場地,更不需要專人的保存及管理,所以管理和保存的成本都能得到極大的降低。


4. 電子簽名和印章使用自動留痕,易管理


電子合同簽署涉及的印章是線上生成的,每一次的線上使用均會自動生成對應的簽署日志,利用時間戳對簽署時間、內(nèi)容、操作人等操作細節(jié)均形成對應的不可更改的操作日志,這種自動留痕的技術手段,極大的降低了公章管理人私用公章的風險,即使仍存在私用信息進行電子合同簽署的行為,電子合同簽署系統(tǒng)上自動留痕的技術手段也對事后追究其責任也提供了充足的證據(jù)支持。


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