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人事管理中,如何簽訂和管理電子勞動合同?
2022-08-03

  勞動合同是企業(yè)人事管理中常見的一種合同。不僅簽署頻繁,而且需要長期的儲存和管理,以便一旦有需要可以及時進(jìn)行檢查和確認(rèn)。近兩年,受疫情影響,大學(xué)畢業(yè)生或異地求職者無法及時面簽,網(wǎng)上簽約的需求格外強烈。此外,教育部、人力資源和社會保障部也出臺了文件,鼓勵線上面試,網(wǎng)上簽約,并且還明確了電子合同與紙質(zhì)合同一樣都是具有法律效力的。

  與紙質(zhì)勞動合同相比,電子勞動合同克服了異地簽署、采購管理困難等問題,是網(wǎng)上簽訂合同的主要方式。那么,在人事管理中,如何簽訂和管理電子勞動合同呢?

  人力資源和社會保障部在《電子勞動合同簽訂指引》中明確,電子勞動合同的簽訂需要通過電子勞動合同簽訂平臺,即電子合同簽訂平臺。同時,必須頒發(fā)數(shù)字證書和密鑰,采用可靠的電子簽名、附加可信時間戳、短信提醒驗證等方式,確保合同的簽訂、生成、傳輸、存儲符合法律規(guī)定,滿足真實性、普遍性和不可篡改的要求。

  如何簽訂和管理電子勞動合同?

  簽訂電子勞動合同第一步就是選擇合適的電子勞動合同訂立平臺。目前,市場上有許多電子合同服務(wù)提供商,一般來說,如何選擇取決于公司的資質(zhì)水平、平臺功能的完善程度、操作的使用性以及是否有許多公司使用該平臺簽約等。

  第二步是注冊賬戶進(jìn)行實名驗證。一般來說,實名驗證需要區(qū)分個人還是企業(yè)組織。實名驗證的要素和方法有很多,如個人人臉認(rèn)證和運營商認(rèn)證;對于企業(yè)經(jīng)營者認(rèn)證、法人認(rèn)證、公共支付認(rèn)證等。

  通過與公安部、工商行政管理局等管理部門提交的認(rèn)證信息進(jìn)行數(shù)據(jù)比較,然后由CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)授予數(shù)字證書,并確認(rèn)簽約主體的真實身份和意愿。

  第三步就可以發(fā)起合同簽訂了,這一步由發(fā)起人即企業(yè)設(shè)置合同信息,包括簽字人身份、時間、簽字順序等信息,然后發(fā)起人按順序,通過短信提醒通知邀請的方式,先簽署的一方簽字蓋章,后簽署的一方也同樣簽字蓋章,這樣一份電子勞動合同就算簽署完成了。

  第四步是合同管理階段。簽訂的電子勞動合同存儲在平臺云端中,同時也會同步到公證處和司法鑒定中心。合同管理全程的歸檔、查閱、下載等通過電子化操作,簡化了紙質(zhì)勞動合同管理中的繁瑣操作以及節(jié)省了成本。

  此外,通過公證處、司法機(jī)關(guān)存證,保全了證據(jù)鏈。一旦發(fā)生合同糾紛,可以就電子證據(jù)提供完整的公證書和司法鑒定報告,保障了用戶權(quán)益。


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