電子合同專用章及公司印章管理問題全解答

一、什么是電子合同專用章

二、電子合同專用章申請

三、公司印章的分類

四、印章被盜、丟失了怎么辦?

五、不同的印章法律效力有區(qū)別嗎?

六、公章外借他人使用，他人私下簽訂的擔(dān)保合同是否有效?

七、公司章程可以約定印章的使用規(guī)則嗎？違反章程使用印章簽訂的合同是否有效?

八、公司經(jīng)營過程中在印章方面會遇到哪些風(fēng)險？

九、公司更改名稱后已使用新印章，蓋有原印章的合同對公司是否仍有效力?

十、如何識別印章的真假?

十一、企業(yè)在印章管理方面主要存在的問題有哪些?

十二、公司印章的保管方面需要采取什么樣的措施?

十三、什么情況下可以使用電子印章，什么情況下不行?

一、什么是電子合同專用章

電子合同專用章也可以稱為電子簽章或者電子印章，可以理解為通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)的一種電子簽名，它是用圖像處理技術(shù)將電子簽名操作轉(zhuǎn)化為與紙質(zhì)文件蓋章操作相同的可視效果，同時利用電子簽名技術(shù)保障電子信息的真實(shí)性和完整性以及簽名人的不可否認(rèn)性。

二、電子合同專用章申請

在實(shí)際應(yīng)用中，電子合同專用章制作也比較簡單，在使用電子印章前需要先申請一個電子印章，在申請時，可以登錄放心簽平臺申請電子印章。然后按照下面步驟操作即可：

①登錄放心簽官網(wǎng)，選擇企業(yè)注冊，填寫相應(yīng)信息完成注冊。②注冊賬號后，進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，實(shí)名認(rèn)證步驟根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行即可。③完成實(shí)名認(rèn)證后，就可以制作企業(yè)的電子印章了。由企業(yè)管理員在企業(yè)控制臺新增企業(yè)印章。點(diǎn)擊“新增印章”按鈕后設(shè)置印章。（1）方法一：在線制作，輸入印章橫向文（例如“合同章”），并給該印章命名，系統(tǒng)就會生成以認(rèn)證企業(yè)名稱+橫向文組合的電子印章；（2）方法二：上傳印章，將真實(shí)的企業(yè)印章蓋到白紙上，拍照后，去掉白底，將透明底PNG格式的照片上傳即可。

三、公司印章的分類

公司印章分為5種：①企業(yè)公章，用于公司對外事務(wù)處理，工商，稅務(wù)，銀行等外部事務(wù)處理事需要加蓋。②財務(wù)專用章，用于公司票據(jù)的出具，支票等在出具時需要加蓋，通常稱為銀行大印鑒。③合同專用章，顧名思義，通常在公司簽訂合同時需要加蓋。④法定代表人章：用于特定的用途，公司出具票據(jù)時也要加蓋此印章，通常稱為銀行小印鑒。⑤發(fā)票專用章，在公司開具發(fā)票時需要加蓋。

四、印章被盜、丟失了怎么辦

①如果確屬印章被盜(搶)，則該因印章的使用而發(fā)生的糾紛，企業(yè)不承擔(dān)責(zé)任。

②印章丟失怎么辦？

因?yàn)楣略诠矙C(jī)關(guān)有備案，所以丟失后第一步應(yīng)該由法人代表帶身份證原件及復(fù)印件、工

營業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件到丟失地點(diǎn)所轄的派出所報案，領(lǐng)取報案證明。

接著要讓公眾知曉你丟失的公章已經(jīng)作廢，所以公章丟失后的第二個步驟就是持報案證明原件及復(fù)印件;工商營業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件在市級以上每日公開發(fā)行的報紙上做登報聲明，聲明公章作廢。報紙會在第二天刊登。在哪個報紙登報聲明可詢問當(dāng)?shù)毓ど叹郑總€地方規(guī)定不同。而這里需要提醒大家注意的是，大部分報社都會要求公司全體股東到場簽署同意登報聲明才許可予以登報，這也為許多公司的公章遺失補(bǔ)辦設(shè)置了一定障礙。

第三個步驟就應(yīng)該持以下文件到公安局治安科辦理新刻印章備案：《營業(yè)執(zhí)照》副本復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件2份、企業(yè)出具的刻章證明、法人委托授權(quán)書、所有股東身份證復(fù)印件各一份、股東證或者工商局打印的股東名冊、派出所報案回執(zhí)及登報聲明的復(fù)印件。

第四個步驟，辦理好新刻印章登記后就可以在公安局治安科的指導(dǎo)下新刻印章了，新刻的印章需要與之前丟失的印章有不同，些許不同也可以。

最后一步就是持以上辦理的材料到印章店刻一個新的印章了。

五、不同的印章法律效力有區(qū)別嗎

沒有嚴(yán)格意義上法律效力大小高低的區(qū)別，只要是符合法律規(guī)定的蓋章要求并且意思表示真實(shí)，印章均為有效。但是，由于印章的使用范圍大小不同，導(dǎo)致人們以為印章有效力大小之分。

公章在所有印章中具有最廣的使用范圍，是法人權(quán)利的象征，在現(xiàn)行的立法和司法實(shí)踐中，審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動是否成立和生效的重要標(biāo)準(zhǔn)。除法律有特殊規(guī)定外(如發(fā)票的蓋章)，均可以公章代表法人意志，對外簽訂合同及其他法律文件，具有極高的法律效力，凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。

六、公章外借他人使用，他人私下簽訂的擔(dān)保合同是否有效?

有效。公司作為獨(dú)立的企業(yè)法人，公司印章是其對外進(jìn)行活動的有形代表和法律憑證，公司負(fù)責(zé)人或其他管理人員，經(jīng)過公司授權(quán)后，只是印章暫時的持有者和保管者，其行使公司印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)，應(yīng)由該公司來承擔(dān)責(zé)任，而不應(yīng)由持有者或保管者承擔(dān)責(zé)任。公司自愿將公司印章外借他人使用，應(yīng)視為公司授權(quán)他人使用公司印章，該印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)由該公司承擔(dān)。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔(dān)保合同有效，公司需要承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任的。

七、公司章程可以約定印章的使用規(guī)則嗎？違反章程使用印章簽訂的合同是否有效?

公司章程可以約定印章的使用規(guī)則，但由于章程僅對內(nèi)有約束力，如果相對人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章?lián)p害公司利益的人需要對公司承擔(dān)賠償責(zé)任。

八、公司經(jīng)營過程中在印章方面會遇到哪些風(fēng)險？

公司在印章方面常見的風(fēng)險主要有以下幾種：

(一) 他人使用假冒的印章。(二) 他人使用掃描打印出來的印章。(三) 對方使用的是沒有備案、沒有資質(zhì)的內(nèi)設(shè)部門章。(四) 使用有數(shù)碼符號的印章。

由于上述風(fēng)險的高發(fā)，公司企業(yè)應(yīng)該提高警惕，在交易時做好審查工作。例如，可以通過要求對方提供公司局的刻章許可或者委托律師調(diào)查對方的印章備案情況來檢查印章的真?zhèn)涡?，仔?xì)審查是否有油印等公章正常使用時所具有的印跡，拒絕對方不符合規(guī)范地使用印章等。

九、公司更改名稱后已使用新印章，蓋有原印章的合同對公司是否仍有效力?

有效。企業(yè)名稱的變更并不影響變更后的公司承擔(dān)原公司的債務(wù)，蓋有原企業(yè)名稱印章的文件對變更后的公司依然具有法律效力，因此對原企業(yè)名稱印章應(yīng)當(dāng)妥善保管，可以明確保管人，必要時可以對該印章進(jìn)行銷毀并登記備案，以降低法律風(fēng)險。

十、如何識別印章的真假?

①看字體。根據(jù)前述規(guī)定，印章必須要用宋體字，如果對方加蓋的印章并非宋體字，應(yīng)該就是假冒的印章了。

②看顏色。由于質(zhì)材和力度的原因，真正加蓋的公章的顏色往往不均勻，而電腦制作的印章則顏色一致，而且也更加鮮明。

③看形狀，包括字的形狀和周圍圓圈的形狀。首先，無論是圓形還是橢圓形的印章，雖然字都不是橫平豎直的，但是每個字單獨(dú)看都是規(guī)規(guī)矩矩的長方形，不可能扭曲，或者上面胖下面瘦看起來呈梯形。其次，其次是看印章周圍圓圈的形狀，這個圓圈是有一定寬度的，并且仔細(xì)看邊緣(包括印章上字的邊緣)，不可能非常平滑，經(jīng)常有一些小缺口、小棱角或者小空白，這也是由于沾油墨和蓋印的過程中油墨的密度和蓋印的力度不一致造成的。電腦直接制作的印章就沒有這些問題，完美的只能用假來形容了。

④看角度。雖然絕大多數(shù)人蓋章的時候都希望把章蓋的很正，但是總會出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)偏差，特別是圓形的印章更不好把握。但是電腦制作印章時默認(rèn)情況下肯定100%是正的。

⑤看位置。看看公章是蓋在協(xié)議的空白處，還是蓋在文字上。一般而言，真印章都蓋在公司名稱上，而制作粗劣的假印章都喜歡蓋在空白處，因?yàn)榧儆≌率请娔X做的，如果蓋在文字上就會擋住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章為了看起來更真，也會蓋在文字上，這個時候你需要仔細(xì)看一下，印章上的字和紙上印刷的字重合的地方，如果是真印章即使重合了，后面的文字還是可以透過油墨顯示出來;而電腦制作的假印章，就會完全擋住下面的文字。

十一、企業(yè)在印章管理方面主要存在的問題有哪些?

①印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰，沒有審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間。

②印章刻制不在公安部門指定的單位進(jìn)行，不在公安機(jī)關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險埋下了隱患。

③個別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)過嚴(yán)格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴(yán)格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

④個別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺賬，采用一頁紙請示的方式，請示完成后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時間長了很容易丟失，無法追溯。個別單位雖有統(tǒng)一的用印臺賬，但對領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項(xiàng)和用印人，以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯，形成法律風(fēng)險。

⑤個別企業(yè)印章保管制度不健全，未設(shè)專人保管，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風(fēng)險。

⑥個別企業(yè)為追求收益，允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工，個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問題，企業(yè)就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

⑦個別企業(yè)不重視管理項(xiàng)目部印章，意識不到項(xiàng)目部印章對企業(yè)的重要性，項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范，沒有限定項(xiàng)目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒有設(shè)立項(xiàng)目部印章使用臺賬，形成了項(xiàng)目部印章管理的空白，給企業(yè)帶來較大的法律風(fēng)險。

⑧個別企業(yè)印章被仿冒后，未采取正確的應(yīng)對措施，放任風(fēng)險發(fā)生，給企業(yè)帶來了不可挽回的損失。

⑨個別企業(yè)在下屬單位、部門、項(xiàng)目部被撤銷和關(guān)閉后，沒有及時收回和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風(fēng)險。

十二、公司印章的保管方面需要采取什么樣的措施?

首先是建立日常保管制度：

(一)公司印章采取分級保管的制度，各類印章由各崗位專人依職權(quán)需要領(lǐng)取并保管。

(二)印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其崗位職責(zé)中予以明確。

(三)公章應(yīng)妥善保管，注意安全，防止損毀、遺失和被盜。

其次是明確保管人責(zé)任：

(一)印章保管人必須妥善保管印章，不得遺失。如遺失，必須及時向公司辦公室報告;

(二)必須嚴(yán)格依照公司對印章的使用規(guī)定使用印章，未經(jīng)規(guī)定的程序，不得擅自使用;

(三)在使用中，保管人對文件和印章使用單簽署情況予以審核，同意則用印，否決的則退回;

(四)檢查印章使用是否與所蓋章的文件內(nèi)容相符，如不符則不予蓋章;

(五)在印章使用中違反規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀(jì)者予以處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

十三、什么情況下可以使用電子印章，什么情況下不行?

答：除了法律法規(guī)規(guī)定不適用電子文書的情況，都可以約定使用電子印章。電子印章不適用于：

(一)涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的;

(二)涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)服務(wù)的;

(三)法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書的其他情形。

電子印章的使用范圍還是相當(dāng)廣泛的。電子印章代替?zhèn)鹘y(tǒng)印章也是大勢所趨。