在各個行業(yè)、各項業(yè)務中,需要簽字、蓋章的場景都不同。為給廣大用戶提供全面且定制化的服務,我們根據(jù)不同的簽署場景,不斷完善線上簽署環(huán)節(jié),簡化重復、繁瑣的操作,通過全過程智能辦理,讓組織真正體驗到無紙化簽署的便捷。
放心簽電子合同的這些功能,能滿足您在不同場景下的簽署需要,細細看下來,您就說可不可吧?
功能1:群發(fā)群簽
在企事業(yè)單位中,常常會遇到需要大家簽字確認意見的文件,比如:員工旅游確認書、學校夏令營意見書、國企工會活動意向書等等。
? 過去,要把文件打印出來,讓相關人員進行傳閱并逐一簽字確認,代簽現(xiàn)象普遍,傳輸、統(tǒng)計麻煩。
? 現(xiàn)在,通過放心簽可以直接把電子文件鏈接群發(fā)給各個群體,相關人員通過鏈接認證身份,幾分鐘就能提交簽名、確認意見。
功能2:關聯(lián)附件
簽一份購房合同需要關聯(lián)銀行貸款記錄;簽勞動合同需要關聯(lián)該員工的學歷證明、健康證明、離職證明、收入證明等文件;還有一些重要合同簽署時要附帶董事會簽字的會議決議資料等。
? 過去:都要把這些材料打印出來當作附加材料,和合同一起裝訂好遞交給相對方,整理起來很麻煩、用紙量不少,萬一放錯了還要耽誤簽署。
? 現(xiàn)在:通過放心簽合同附件關聯(lián)功能,可以給每份合同關聯(lián)多份附件材料,在發(fā)起簽署的同時同步傳輸給相對方,使用簡單、查看起來也方便。
① 添加參考材料到附件
② 用印的同時高效預覽附件
功能3:關聯(lián)數(shù)據(jù)源
勞動合同中員工的姓名、聯(lián)系方式、證件等信息從首次簽合同到續(xù)簽的過程中要反復填寫;簽署經(jīng)銷商合同時,經(jīng)銷商的名稱、產(chǎn)品等信息在多次合作中,要反復的在合同中填寫,等等。
? 過去:這些信息全靠發(fā)起人自己記錄,一次次往合同里填,都是很瑣碎的細節(jié),反復又容易錯。
? 現(xiàn)在:放心簽可以將接收方登錄時認證的姓名、聯(lián)系方式、證件信息等自動填進合同,全面節(jié)省人工。
自動幫您進行關聯(lián)填寫,再也不用一個個翻材料去找、去填,省了不止一點點時間,而且同步的信息更精準。
功能4:批量簽/發(fā)
企業(yè)時常在同一時段要簽署大批量的合同,比如校招季、招聘季要和大批新員工簽人事合同,后續(xù)還有大量的培訓合同、續(xù)約合同等等。
? 過去:打印簽署、逐個蓋章的方式顯然給人事帶來了巨大的工作量。
? 現(xiàn)在:放心簽可以讓客戶在發(fā)起的時候一鍵添加大批簽署對象,短時間內(nèi)就能完成大批量的合同邀請、蓋章操作。
① 放心簽后臺進行批量發(fā)起設置
② 批量導入接收人信息
③ 批量用章
功能5:文件抄送
檢測報告簽署完要通知接收人、收入證明簽署完要通知員工、成績單簽署完要通知學生查看等。
? 過去:如果用印人不問、相關人員不通知,很難第一時間了解用印進度,如果一個個通知又很麻煩。
? 現(xiàn)在:直接在用印的同時把需要通知的人添加為抄送人就能實現(xiàn)自動通知,確保及時下載使用,高效又方便。
功能6:文件查看認證
一些保密型文件不小心把接收者的手機或者郵箱填錯了,那么電子文件鏈接就會被不相關的人獲取,信息有泄露風險。
? 過去:與簽署無關的人接收并查看文件,不僅會泄露重要業(yè)務信息,還可能會引起不必要的法律糾紛。
? 現(xiàn)在:借助放心簽文件查看認證功能,每個合同接收方在查看文件的時候都要進行嚴格的身份認證,一旦信息認證錯誤文件打開失敗,確保文件安全性。
功能7:經(jīng)辦人配置內(nèi)審流程
產(chǎn)品銷售合同、采購合同、服務協(xié)議等重要文件的簽署,一般都是直接由經(jīng)辦人來對接,很容易出現(xiàn)雙方經(jīng)辦人跳過企業(yè)直接簽合同的情況。
? 過去,雖然文件內(nèi)容雙方企業(yè)已經(jīng)提前審核商定,但是,簽合同的環(huán)節(jié)如果經(jīng)辦人不提前上報,企業(yè)不知情就蓋了章、簽了合同,文件的內(nèi)容是否和之前審核的一致,企業(yè)無從得知,風險系數(shù)大。
? 現(xiàn)在,為了確保業(yè)務安全,各個企業(yè)發(fā)起簽署前可以經(jīng)過放心簽的文件接收設置,自由決定各項合同簽署前是否進行內(nèi)部用印審核提醒,一旦設置成功,經(jīng)辦人接收簽署邀請鏈接的同時,系統(tǒng)會自動提醒設置內(nèi)部審核流程,確保簽署有效。
① 根據(jù)需求,決定是否開啟放心簽后臺的“接收文件簽署前審核設置”。
② 設置成功后,所有經(jīng)辦人接收簽署邀請時,會自動提醒設置內(nèi)審。
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