電子印章是否會全面取代實(shí)體印章？

如今，我們注意到，越來越多的人意識到了傳統(tǒng)公章的弊端，但與此同時，大量的人仍然不太了解可以替代公章的產(chǎn)品和技術(shù)。公章一廢大家都沒想過怎么做好。

在國家層面，一直在推行鼓勵電子印章的政策，讓人覺得傳統(tǒng)的公章很可能在幾年后的漫長歷史中消失，企業(yè)全面使用電子簽名很快就會成為現(xiàn)實(shí)。

類似于日本廢除公章的機(jī)會，為了保證疫情期間員工的安全，國內(nèi)某家電制造龍頭企業(yè)需要向全國各地經(jīng)銷商發(fā)出撤回銷售人員的通知，但公章存放在公司。為了加蓋公章并將其發(fā)送給簽字人，員工必須全副武裝才能蓋章并將文件發(fā)送給公司。如果某個地方疫情嚴(yán)重，也會影響快遞速度?！肮ぷ魅∩睢币呀?jīng)從調(diào)侃的笑話變成了無奈的現(xiàn)實(shí)。

撤銷通知信是企業(yè)眾多簽約場景之一。作為一個包括數(shù)百家企業(yè)、數(shù)萬名員工、3000家供應(yīng)商和10000多家經(jīng)銷商的集團(tuán)企業(yè)，它涉及到許多業(yè)務(wù)線。合同簽署有30多種類型:供應(yīng)商聲明(每年幾百萬份)、清賬協(xié)議、原型通知函、撤回通知函、發(fā)票結(jié)算單、返利合同、存款協(xié)議、客戶庫存聲明、POS協(xié)議、員工勞動合同、聘用承諾函等。集中下單文件量每天1-2萬份，每月簽訂客戶協(xié)議10萬份以上。

在此之前，企業(yè)一直采用在線批量對賬流程和離線紙質(zhì)蓋章的方法。在這個過程中，至少需要1-2周的時間來檢查、打印、蓋章和郵寄。另外，要防蘿卜戳。

這種狀態(tài)一直持續(xù)到爆發(fā)發(fā)生。疫情的爆發(fā)加速了網(wǎng)上辦公的進(jìn)程，未來也將是正常狀態(tài)。企業(yè)負(fù)責(zé)人意識到，傳統(tǒng)的線下簽約嚴(yán)重影響了業(yè)務(wù)發(fā)展和員工的工作效率，一旦此類突發(fā)事件再次發(fā)生，他們應(yīng)該被動應(yīng)對。

①電子簽名是否合法、合規(guī)、安全？

企業(yè)選擇電子合同簽訂時，法律合規(guī)性安全是重中之重。鑒于此，隨著國家政策法規(guī)的相繼頒布，很多企業(yè)已經(jīng)在合法性、合規(guī)性、安全性層面對電子合同簽訂有了初步的認(rèn)識:最高法“新規(guī)定”，并且電子簽名的證據(jù)效力再次得到權(quán)威認(rèn)可！

②簽約前如何宣傳合同參與者？

因?yàn)殡娮雍灻切律挛?，即使合作方愿意接受電子簽名，如果沒有提前做好推廣宣傳工作，對方即使收到電子合同，也不一定會立即簽名。

建議企業(yè)在實(shí)施電子簽名的初始階段，率先推廣實(shí)名認(rèn)證。比如放心簽平臺可以配合發(fā)放實(shí)名認(rèn)證流程說明書等資料。這樣合伙人就可以按照指引隨時簽合同，核對。

③簽訂合同時如何保證打印安全

面對數(shù)百家經(jīng)營實(shí)體，企業(yè)A使用印章有兩種情況:有很多印章散落在不同的部門或分公司、子公司。比如財務(wù)專用章由財務(wù)部門管理，公章由行政部門負(fù)責(zé)。公章零散，無法統(tǒng)一控制，容易被擅自挪用。印章的權(quán)限如果下放，很容易出現(xiàn)不能統(tǒng)一控制的問題。如果印章被收回，會影響印章的使用過程。企業(yè)希望打印既有控制又方便。放心簽的印章控制功能滿足了集團(tuán)內(nèi)所有成員統(tǒng)一設(shè)置和發(fā)放印章、管理印章的要求。