大型酒店有哪些場景需要使用電子合同系統(tǒng)？

1.酒店人事管理業(yè)務(wù)的入職、離職、調(diào)動、轉(zhuǎn)崗全過程電子化

對于大型酒店尤其是連鎖酒店，全國各地的門店從管理到服務(wù)都有上千名員工，總部人員每個月都在忙著幫新員工求職、簽人事合同、和老員工續(xù)簽合同。

簽署難點:

服務(wù)人員流量大，新員工入職和老員工續(xù)聘蓋章需求多?？偛咳藛T手工起草、蓋章、郵寄需要耗費大量精力和時間，異地來回簽字需要一周時間。簽約效率跟不上入職頻率，合同逾期風(fēng)險高。另外，每天都有很多員工要開人事證，每個人都要找HR咨詢格式催蓋章進度，效率低下，瑣碎耗時。

解決方案:

電子合同系統(tǒng)連接人事管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)，圍繞人事管理周期為酒店人事招聘、入職、在崗、調(diào)崗、離職等階段提供電子簽章服務(wù)，從而形成貫穿整個流程的電子人事管理閉環(huán)。讓HR，酒店員工在OA和人事管理系統(tǒng)中發(fā)起人事蓋章簽字，在嚴格的流程審批中對各種人事合同、協(xié)議、證件蓋章電子印章這樣勞動合同簽字流程就可以從幾天縮短到幾分鐘。

2.酒店物料采購業(yè)務(wù)自動識別供應(yīng)商身份，整個采購過程電子化

在酒店客房服務(wù)中采購各種日用品和娛樂設(shè)施，不僅涉及到大量的資金和數(shù)量，而且對效率的要求也很高。

簽署難點:

很多酒店已經(jīng)通過采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)了“采購信息發(fā)布和供應(yīng)商信息上報”，但是很難在第一時間確認供應(yīng)商資質(zhì)信息和報價信息是否可靠。由于缺少電子簽章，傳統(tǒng)采購中的所有采購合同、供應(yīng)商服務(wù)協(xié)議、詢價單都只能依靠紙質(zhì)文件離線發(fā)送給供應(yīng)商，導(dǎo)致簽署過程繁瑣復(fù)雜，延長了整個采購時間。

解決方案:

電子合同系統(tǒng)可以與酒店的內(nèi)部業(yè)務(wù)管理軟件和采購管理系統(tǒng)集成，借助官網(wǎng)平臺和微信微信官方賬號，幫助酒店搭建“詢價、投標(biāo)、評標(biāo)、簽約”全流程電子招聘平臺。

供應(yīng)商身份信息的全過程得到真正的保障。酒店在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，只需點擊一下就可以應(yīng)用電子模板制作標(biāo)準的業(yè)務(wù)單據(jù)，供應(yīng)商可以通過官網(wǎng)等渠道查看簽約信息，整個過程只需要幾個小時，采購快了一步。

3.酒店工程管理業(yè)務(wù)的維修保養(yǎng)記錄真實可靠

一旦酒店的各種基礎(chǔ)設(shè)施和娛樂設(shè)備出現(xiàn)故障，服務(wù)將受到影響。高效的維護響應(yīng)和定期維護是酒店?！熬S修申請表”和“維修記錄”是設(shè)備維修申請和日常維護過程中的重要記錄材料，有助于酒店及時了解設(shè)備維修和維護情況。

簽署難點:

只有在工程管理部門提交并簽署“維修申請表”后，才能安排維修，這涉及到維修申請人、部門領(lǐng)導(dǎo)和工程管理部門的多個批準人。線下流通不僅效率低下，而且一年積累的文件資料也很難保存和查詢。此外，各種設(shè)備將定期在現(xiàn)場進行維護，并簽署“維護記錄”。但在紙質(zhì)簽名的狀態(tài)下，容易被復(fù)制亂涂，紙張成本高。

解決方案:

電子合同系統(tǒng)通過與酒店業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)連接，為酒店設(shè)備維修和維護工作中的文件和報告提供標(biāo)準的“電子模板”和“電子簽章”服務(wù)。各種報修手續(xù)上報后，會自動將信息填入電子報修單模板，傳遞審批，并通知維修人員施工。修理工會用他的手機。不需要跨部門溝通，不需要隨身攜帶維修單，一部手機就能及時推進維修進度。

4.酒店在線客房服務(wù)登記和取消

電子合同系統(tǒng)可與applets和酒店官網(wǎng)集成，為各種網(wǎng)上預(yù)訂和退房服務(wù)提供合法有效的電子簽名服務(wù)。前臺不再是酒店?？蛻艨梢酝ㄟ^手機直接在網(wǎng)上上傳身份證，通過人臉識別確認身份，在線簽約預(yù)定退房，體驗無紙客房服務(wù)。

所有客人信息自動通過電子合同系統(tǒng)進行權(quán)威身份認證，以保證人卡合一，保證入住業(yè)務(wù)的規(guī)范，保證每條消費記錄的合法性和有效性。

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和“在線辦公”的普及，引入電子合同系統(tǒng)推動酒店無紙化管理和客戶服務(wù)將為酒店的數(shù)字化轉(zhuǎn)型注入新的動力。