隨著新零售的興起，百貨商場這一經(jīng)典的零售業(yè)態(tài)受到巨大沖擊。2020年新冠疫情，更是加劇了百貨商場經(jīng)營業(yè)績的下滑。中國百貨商業(yè)協(xié)會CCAGM與馮氏集團利豐研究中心聯(lián)合撰寫的《2019-2020中國百貨零售業(yè)發(fā)展報告》顯示，在103家以百貨經(jīng)營為主的樣本企業(yè)中，百貨增長率僅為1.0%。

業(yè)績的下滑讓品牌商入駐普遍信心不足，又使得百貨商場的經(jīng)營壓力進一步加大。銀泰百貨、重慶百貨、濰坊百貨等百貨龍頭企業(yè)在近年紛紛掀起數(shù)智化改革浪潮，一方面推出自有的線上平臺，通過會員數(shù)字化實現(xiàn)線上線下業(yè)務一體化；另一方面積極引進智能科技，推動供應鏈上下游的數(shù)字化，實現(xiàn)貨、架、人的精細化管控，加強與品牌商的聯(lián)動。從發(fā)布的財報數(shù)據(jù)顯示，百貨龍頭企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成果顯著，業(yè)績逐步回暖的同時，在招商上也實現(xiàn)了反彈。

2020年，某中國500強百貨商場就通過引入放心簽電子簽約，通過自動化、智能化的招商簽約管理，實現(xiàn)招商工作的大突破。

【項目背景】

合同類型：商家入駐協(xié)議

簽約方式：紙質(zhì)簽約

網(wǎng)點數(shù)量：30家左右

網(wǎng)點分布：覆蓋25個城市，15個省市自治區(qū)

簽署相對方數(shù)量：每家門店對應200-500家商家

簽約流程：商家申報——雙方簽署入駐合同——郵寄總部備案——總部分類歸檔存儲

簽約流程走完所需時間：3天及以上

簽約頻次：每年或每兩年續(xù)簽1次

簽約量：1萬份/年，且持續(xù)上漲

現(xiàn)有招商簽約管理人員：10人以下，且短期內(nèi)不會新增人員

年人均處理合同：1000份及以上

平均每份合同成本：36元左右（含紙張、打印、快遞、管理等各種成本）

平均每份合同人工處理時間：10小時左右

【招商簽約痛點分析】

從項目背景信息我們清晰地看到，該客戶的招商簽約量在不斷上漲，而相應的招商簽約管理人員不會新增，且流程長、對接商家多。全流程人工化的紙質(zhì)簽約管理，隨著時間的推移，成本和效率上都會不堪重負。

除了這些顯性的痛點之外，我們還發(fā)現(xiàn)人工化的紙質(zhì)簽約方式，對該客戶的風險管控會造成巨大的隱患。

1. 合同條款個性化需求多，存在篡改風險

原流程為各地門店與當?shù)氐钠放粕贪凑占瘓F總部設(shè)計的合同模板擬定合同。由于雙方商定的合作條件差異化較大，如：保底抽成的額度，結(jié)算形式等合作細節(jié)。因此對合同內(nèi)容條款存在個性化需求，調(diào)整幅度較大，存在發(fā)送合同時，個別業(yè)務人員為了沖業(yè)績篡改合同條款的情況，公司內(nèi)容審查把控無法有效落實。

2. 供應商多、分布廣，資質(zhì)管控難

各地合作的品牌商家存在廠家、經(jīng)銷商或代理商等多種情況，郵寄收集資質(zhì)材料，除了難以鑒別真?zhèn)?，另外也?jīng)常發(fā)生提交的經(jīng)銷授權(quán)書、質(zhì)檢報告等過期的情況。企業(yè)無法及時跟蹤，后期出現(xiàn)糾紛難以舉證，造成門店在經(jīng)營合作上的管理隱患。

【數(shù)字化轉(zhuǎn)型難點】

2020年該客戶啟動電子簽約項目，在上線過程中面臨巨大挑戰(zhàn)：第一、商家愿不愿意快速接受。第二、能否快速上線，并與內(nèi)部自建平臺打通。

1. 品牌商接受度

品牌商家的信息化理解、接受度不一，業(yè)務相關(guān)部門擔心如何讓數(shù)千家供應商參與進來，配合上線推廣工作。這對于電子簽約是否順利用起來、用得好都起到關(guān)鍵影響。

2. 無縫集成自建業(yè)務平臺

為了更加貼合日常業(yè)務簽約場景，該客戶IT部門考慮到項目周期緊張，資源投入相對有限，希望電子簽約平臺與自建的供應商管理平臺在做到流程打通、信息共享的同時，可以最大程度減少業(yè)務側(cè)改造，能夠在4-6周內(nèi)直接集成電子簽約能力，實現(xiàn)合同簽約管理全程電子化。

【解決方案】

效率方面：

1. 流程簡化，自動化處理：

門店下載總部統(tǒng)一制作的合同模板發(fā)送商戶——商戶智能終端登錄在線簽署——門店確認簽署——總部統(tǒng)一按照合同標簽，智能歸檔。

2. 省去了合同來回核對、郵寄、人工分類歸檔的流程，自動化處理，大大提升效率。

管控方面：

1. 合同模板創(chuàng)建和使用權(quán)限分離，杜絕篡改

電子簽約平臺搭建集團架構(gòu)模式，由總部法務起草主合同模板，管理人員在線制作，統(tǒng)一設(shè)定文件信息、簽約方信息、業(yè)務字段、簽署位置等，并通過模板授權(quán)給對應各地門店人員使用權(quán)限，對方只能查看和使用模板，無法進行修改操作，杜絕篡改風險。

2. 合同附件兼顧個性化和管控需求

對于個性化的補充條款，統(tǒng)一采用添加附件的方式，與主合同一起發(fā)送給品牌商進行簽署。這樣既保證了集團總部對業(yè)務人員合同內(nèi)容的管控和約束，同時又解決了實際業(yè)務開展過程中的特殊需求，兼顧了嚴謹與靈活。

3. 相對方管理篩除不合資質(zhì)供應商

統(tǒng)一要求品牌商家簽署合同時上傳資質(zhì)材料，便于公司業(yè)務人員進行審核，這樣做帶來的好處是資質(zhì)材料與合同進行了統(tǒng)一歸檔存儲，便于后續(xù)隨時調(diào)取和查看。

比如1年期合作協(xié)議，在6個月的時候授權(quán)經(jīng)銷到期，需要補充新的授權(quán)書，但是不需要重新簽署入駐合作協(xié)議，只需要單獨駁回和更新，并能實時查看采集狀態(tài)，無論管理效率，還是風險防范上都得到大幅提升。

推廣方面：

1. 實名認證環(huán)節(jié)前置加速內(nèi)部推廣

通過線上邀約方案，使關(guān)鍵的品牌商實名認證環(huán)節(jié)前置，并提前做好公眾號推文宣傳和流程培訓，這樣大大縮短了后期品牌商簽署合同時再進行實名認證的時間，避免影響業(yè)務開展。

2. 線上線下簽署結(jié)合

對暫時不能接受電子簽約的商戶，采用線上線下簽署結(jié)合的方式，將對方線下蓋章的合同掃描上傳，并與通過平臺發(fā)送的電子合同相互關(guān)聯(lián)，方便查閱。

實施方面：

靈活接口快速上線

采取靈活接口方案設(shè)計，最小化改造供應鏈管理平臺，通過2-3個API接口調(diào)用即可完成業(yè)務閉環(huán)。

【轉(zhuǎn)型成效】

簽約流程從平均3天縮短為24小時內(nèi)

原先由當?shù)亻T店和品牌商各自簽署完合同，又快遞到總部進行備案，全程至少需要3天時間?，F(xiàn)在可以減少到24小時內(nèi)完成，并且全過程可視化，業(yè)務人員可以實時跟蹤合同簽署狀態(tài)，適時進行提醒或催辦。

合同出錯率降低為0%

以前總部雖然提供了合同模板，但是無法有效管控合同文本內(nèi)容，電子簽約平臺通過嚴格的控制，讓合同內(nèi)容與合同權(quán)限有效分離，杜絕人員合同填寫錯誤或惡意篡改的情況，并且總部可以及時查看各地門店簽署過程，做到合同出錯率降低為0%。

釋放人力，人均合同處理時間減少80%

原先各地門店都需要安排專人進行合同準備、簽訂及管理工作，現(xiàn)在全部自動化處理后，人均合同處理時間從之前的1000小時降低為200小時，減少80%?，F(xiàn)在這部分人力可以投入到商家服務上，包括品牌商家進場手續(xù)辦理及后續(xù)經(jīng)營狀況跟蹤等等，使商場和商家之間實現(xiàn)共贏。

【專家觀點】

作為傳統(tǒng)零售業(yè)態(tài)，百貨商場基本上是多業(yè)務多門店和多種經(jīng)營品類，供應鏈管理復雜度非常高，導致在合同的簽署、管理上存在不小的問題與挑戰(zhàn)。

電子簽約的價值點不僅僅簡單的把紙質(zhì)合同變成電子合同，更是對其業(yè)務管理與運營管控的一次經(jīng)營革新，加強人貨場的體系建設(shè)。在人的方面，合同管理的智能工作流，優(yōu)化了業(yè)務流程，推動跨部門合作對齊，減少事務性工作，聚焦業(yè)務發(fā)展創(chuàng)新；在貨的方面，實現(xiàn)供應商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)動態(tài)管理，從源頭上規(guī)范了供應鏈，實現(xiàn)精細化管理，提升渠道管理效率；在場的方面，將合同模板、印章權(quán)限收歸集團統(tǒng)一管控，杜絕印章濫用、模板亂改等行為，有力提升集團的風險管控能力，讓管理更好地落地執(zhí)行。