企業(yè)公章管理如何才更安全便捷？

1、建立公章的日常保管制度以及使用登記制度

明確企業(yè)各部門(mén)印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程。公章使用登記檔案的建立非常重要，有利于項(xiàng)目部公章使用管理，有利于私蓋、假冒項(xiàng)目部公章的識(shí)別，施工企業(yè)應(yīng)予重視。

(1)申請(qǐng)蓋章人員應(yīng)在登記文本中對(duì)有關(guān)事項(xiàng)、時(shí)間等進(jìn)行登記簽字，登記文本應(yīng)有頁(yè)碼且為連續(xù);

(2)對(duì)所加蓋文書(shū)復(fù)制留存，多頁(yè)文書(shū)且沒(méi)有必要留存全部復(fù)制件的，可對(duì)蓋章頁(yè)等做部分留存，按先后時(shí)間歸檔;

(3)保管人員應(yīng)對(duì)登記文本及檔案妥善保管，避免損毀或遺失，一定期限后將登記文本檔案向主管科室備份。

2、建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬

印章使用審批建議采取以下兩種方案：

方案一：在線審批

可以采用在線第三方軟件，在線填寫(xiě)用章時(shí)間、用章人、用章事由、蓋章材料備案(拍照上傳)等詳細(xì)資料。審批人提交后，由直屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司事務(wù)管理負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后，方可用章。

若第一輪審批不通過(guò)，就無(wú)法進(jìn)入后面的審批流程。

方案二：紙質(zhì)版印章使用臺(tái)賬

紙質(zhì)版印章使用臺(tái)賬需要填寫(xiě)的內(nèi)容包括：

(1)申請(qǐng)部門(mén)或單位用印印章名稱(chēng);
(2)用印文件名稱(chēng)及份數(shù);
(3)經(jīng)辦人姓名;
(4)審批人姓名;
(5)批準(zhǔn)人審批意見(jiàn);
(6)申請(qǐng)用印日期。

申請(qǐng)使用印章的部門(mén)必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書(shū)人員對(duì)用印文件認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時(shí)必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開(kāi)印章保管人員的視線。

方案三：電子印章

電子印章，是可靠電子簽名的可視化表現(xiàn)形式，以密碼技術(shù)為核心，將數(shù)字證書(shū)、簽名密鑰與實(shí)物印章圖像有效綁定，用于實(shí)現(xiàn)各類(lèi)電子文檔完整性、真實(shí)性和不可抵賴(lài)性的圖形化電子簽名制作數(shù)據(jù)。

電子印章本質(zhì)上是數(shù)據(jù)，也是電子簽名的一種表現(xiàn)形式，屬于《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的“電子簽名”“數(shù)據(jù)電文”。而在獲得與蓋章、簽字的效力的意義上，需要將電子印章作為電子簽名看待，因此，電子印章如需產(chǎn)生法律效力，應(yīng)當(dāng)符合《電子簽名法》對(duì)于電子簽名的效力規(guī)定。隨著當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)電子印章的管理已經(jīng)成為了大勢(shì)所趨。

3、印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管

公司各類(lèi)公章都應(yīng)當(dāng)委派專(zhuān)人保管，嚴(yán)格執(zhí)行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的保管要求。

(1)公章應(yīng)存放在帶鎖的專(zhuān)用箱柜內(nèi)，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管;

(2)對(duì)于保管人員，應(yīng)慎重選擇，并由其簽訂保管責(zé)任書(shū)，明確保管責(zé)任;

(3)規(guī)定保管人無(wú)獨(dú)立使用公章權(quán)力，但具有監(jiān)督使用權(quán)力;

(4)保管人必須保證公章使用時(shí)處于自己視線范圍;

(5)保管人暫時(shí)不能保管的，應(yīng)安排臨時(shí)保管人員并辦理交接手續(xù)，注明移交人、接收人、監(jiān)督人、移交時(shí)間、交接資料清單等;

(6)盡量減少公章外出使用情形，確需將公章帶出使用的，應(yīng)提交申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)等主管領(lǐng)導(dǎo)同意，二人以上同行;

(7)保管人員對(duì)保管期間的異常情況應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4、禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章

(1)盡量避免對(duì)外出具蓋有公章的空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書(shū);

(2)如因特殊情況需要開(kāi)具時(shí)，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，使用人在空白件復(fù)印件上作出簽收說(shuō)明，并在填寫(xiě)內(nèi)容之后至使用之前復(fù)印或拍照，交存公章管理部門(mén)歸檔;

(3)對(duì)于未提交原件的介紹信、授權(quán)書(shū)，使用人應(yīng)一并交回公章管理部門(mén)歸檔;

(4)對(duì)加蓋企業(yè)公章的介紹信、授權(quán)委托書(shū)應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備存查。

5、明確公章使用范圍

(1)對(duì)公章使用范圍、使用格式等作出明確規(guī)定。

(2)對(duì)于有高風(fēng)險(xiǎn)的用章行為，作出明確規(guī)定，限制其適用范圍。如設(shè)置不同的專(zhuān)用章，并加以編號(hào)，分別加以區(qū)分權(quán)責(zé)以及使用授權(quán)，使得各部門(mén)工作人員能夠在用章的時(shí)候更加謹(jǐn)慎。

(3)對(duì)于公司重要文件、資金事項(xiàng)、對(duì)外重大投資事項(xiàng)等涉及公司重大權(quán)益的法律文件、法定代表人授權(quán)書(shū)委托事項(xiàng)、公司公函、向政府部門(mén)報(bào)告事項(xiàng)等重大用印事項(xiàng)原則上應(yīng)當(dāng)在用印管理辦法或用印制度中清楚列為只可適用公司公章以及法定代表人印鑒章。

(4)企業(yè)可在公司網(wǎng)站等媒介公示印章格式及使用范圍等內(nèi)容。