公司印章種類繁多，主要包括公章、財(cái)務(wù)印章、合同印章、法定代表人印章、發(fā)票印章等，那么，公司印章的管理和使用可能存在哪些問(wèn)題？如何預(yù)防？本文將為您詳細(xì)介紹。

　　一、公司印章的類型和用途

　　公司印章種類繁多，各有用處，分別是做什么的？

　　（1）公章用于處理公司外部事務(wù)，如需加蓋工商、銀行等外部事項(xiàng)。

　?。?）財(cái)務(wù)專用章，用于公司票據(jù)出具，如出具支票時(shí)需加蓋。

　　（3）合同專用章，公司簽訂合同時(shí)通常需要加蓋。

　　（4）法定代表人印章，用于特定用途，公司出具票據(jù)時(shí)還應(yīng)加蓋此印章。

　　（5）發(fā)票專用章，公司開(kāi)具發(fā)票時(shí)需加蓋。

　　二、公司印章管理和使用可能存在哪些問(wèn)題？

　?。?）印章刻制的業(yè)務(wù)流程不明確，沒(méi)有審批程序。只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門就可以隨意雕刻印章。雕刻后未發(fā)布正式啟用文件，印章使用范圍和使用時(shí)間不明確。

　?。?）印章雕刻不在公安部門指定的單位進(jìn)行，也不在公安機(jī)關(guān)備案。隨意找一個(gè)單位刻公章，為今后使用印章的風(fēng)險(xiǎn)埋下隱患。

　?。?）個(gè)別企業(yè)沒(méi)有印章管理規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)嚴(yán)格批準(zhǔn)。印章管理人員不嚴(yán)格審查印章材料的使用情況，甚至在空白介紹信或空白紙上用印。印章保管人讓印章離開(kāi)自己的視線，或者允許他人在自己不在場(chǎng)的情況下代為蓋章。

　?。?）個(gè)別企業(yè)沒(méi)有統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，采用一頁(yè)紙請(qǐng)示的方式。請(qǐng)示完成后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽字由經(jīng)理辦公室保存，時(shí)間長(zhǎng)了容易丟失，無(wú)法追溯。雖然個(gè)別單位有統(tǒng)一的用印臺(tái)賬，但領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報(bào)的文件沒(méi)有記錄用印事項(xiàng)和用印人員。涉及此類文件的問(wèn)題也無(wú)法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。

　?。?）個(gè)別企業(yè)印章保管制度不完善，無(wú)專人保管，印章丟失或盜竊后不及時(shí)報(bào)告，不主動(dòng)在報(bào)紙上發(fā)布公告聲明印章作廢，留下潛在用印風(fēng)險(xiǎn)。

　　（6）為了追求收入，個(gè)別企業(yè)允許不合格的企業(yè)掛靠施工。個(gè)別情況下，附屬單位甚至可以使用公司印章。一旦附屬單位出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

　?。?）個(gè)別企業(yè)不重視項(xiàng)目部印章的管理，沒(méi)有意識(shí)到項(xiàng)目部印章對(duì)企業(yè)的重要性，項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范，沒(méi)有限制使用范圍和審批程序，沒(méi)有設(shè)立項(xiàng)目部印章賬戶，形成項(xiàng)目部印章管理空白，給企業(yè)帶來(lái)更大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

　?。?）個(gè)別企業(yè)印章被仿冒后，未采取正確應(yīng)對(duì)措施，放任風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)不可挽回的損失。

　　（9）個(gè)別企業(yè)在下屬單位、部門、項(xiàng)目部被撤銷后，未及時(shí)收回、銷毀這些單位的印章，造成印章流失，形成潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　三、如果公司印章被盜、被搶或丟失怎么辦？

　　除了上述公司印章管理和使用中可能存在的各種問(wèn)題外，還有另一種情況，即公司印章可能被盜、被搶或丟失。如果公司印章被盜、搶劫或丟失該怎么辦？

　　如果印章確實(shí)被盜（被搶），企業(yè)不承擔(dān)因使用印章而發(fā)生的爭(zhēng)議。

　　首先，因?yàn)樵诠矙C(jī)關(guān)有公章的備案，法定代表人應(yīng)將身份證原件和復(fù)印件、工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件和復(fù)印件帶到丟失地點(diǎn)管轄的派出所，領(lǐng)取報(bào)案證明。

　　第二步是讓公眾知道丟失的公章是無(wú)效的，所以公章丟失后的第二件事是持有報(bào)案證明的原件和復(fù)印件，工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照的原件和復(fù)印件在市級(jí)以上的報(bào)紙上發(fā)表聲明，聲明公章無(wú)效。報(bào)紙將在第二天發(fā)表。在哪家報(bào)紙上發(fā)表聲明可以詢問(wèn)當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾砭?，每個(gè)地方都有不同的規(guī)定。這里需要注意的是，大多數(shù)報(bào)紙會(huì)要求公司所有股東到場(chǎng)簽署同意登報(bào)聲明，這也為許多公司的公章丟失補(bǔ)辦設(shè)置了一定的障礙。

　　第三步是持下列文件到公安局公安部門辦理新印章備案：營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件、企業(yè)印章證明、法人委托授權(quán)書、所有股東身份證復(fù)印件、股東證明或工商局印制的股東名單、派出所報(bào)案回執(zhí)及登報(bào)聲明復(fù)印件。

　　第四步是辦理好新印章登記后，可以在公安部門的指導(dǎo)下刻新印章。新印章需要不同于以前丟失的印章。

　　四、如何預(yù)防公司印章管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題？

　　一是建立日常保管制度：

　　（1）公司印章采用分級(jí)保管制度，各類印章由各崗位專人按職權(quán)領(lǐng)取保管；

　?。?）印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管，并在其崗位職責(zé)中予以明確；

　　（3）妥善保管公章，注意安全，防止損壞、丟失和盜竊。

　　二是明確保管人的責(zé)任：

　　（1）印章保管人必須妥善保管印章，不得丟失。如有遺失，必須及時(shí)向公司報(bào)告；

　?。?）未經(jīng)規(guī)定程序，必須嚴(yán)格按照公司使用印章的規(guī)定使用印章；

　?。?）在使用過(guò)程中，保管人對(duì)文件和印章使用單的簽字情況進(jìn)行審核，同意的用印，否決的退回；

　?。?）檢查印章的使用是否與蓋章的文件內(nèi)容一致，如不一致，則不予蓋章；

　?。?）在印章使用中違反規(guī)定，給公司造成損失的，由公司處罰違紀(jì)者，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

　　公司還可以設(shè)置專人管理公章。專人管理是指公司安排專屬部門或?qū)Ｂ毴藛T管理公章的使用、印刷和登記?？梢灾贫ㄏ鄳?yīng)的公司內(nèi)部制度來(lái)完善此類事項(xiàng)。

　　目前，小企業(yè)公章一般由法定代表人控制，如果法定代表人本身是公司股東，一般更安全，雖然法定代表人本身不等于公司，但由于公司利益和股東利益原則上的一致性，所以公章對(duì)外加印法定代表人會(huì)更加謹(jǐn)慎。

　　公章由專人管理，方便公章使用不當(dāng)時(shí)追究責(zé)任。同時(shí)，建議專門管理公章的人員僅限于行政職能部門或行政人員，避免公章管理人員與負(fù)責(zé)銷售或采購(gòu)的外部人員身份相同，因?yàn)楹笳呷菀资箼?quán)利行使不透明，難以監(jiān)控其使用公章的合法性或合理性。