電子簽章系統(tǒng)提高大型工程項(xiàng)目文件簽署效率

大型項(xiàng)目一線建設(shè)期間，平均每年簽署文件200多萬份。如果采用紙簽，簽的時(shí)候有沒有計(jì)算成本？

很多項(xiàng)目經(jīng)理坦言，為了保證一線的施工進(jìn)度，去業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批，但最后還是卡在了“簽字蓋章”上。文件簽署這個(gè)巨大的問題如果有一天不解決，一線建設(shè)的成本和效率也不會(huì)有一天真正釋放出來。

如果采用電子化簽署，則在整個(gè)流程中，每份文件都可以“零快遞零紙張”完成。通過整合，組織的業(yè)務(wù)軟件具備了簽名能力，圍繞一線建設(shè)管理程序，為各環(huán)節(jié)的文件提供“身份認(rèn)證、電子模板、網(wǎng)上審批蓋章、電子簽名、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)證書服務(wù)”。

通過“瘦身”百萬文檔，全面提高項(xiàng)目一線業(yè)務(wù)的處理效率，降低項(xiàng)目管理成本。

一是工程承包“瘦身”，一線建設(shè)快速推進(jìn)

“瘦身”文件:施工合同、合同協(xié)議書。大型工程項(xiàng)目涉及多個(gè)承包商，從總承包到分包，工程文件的簽署進(jìn)度越快，雙方的義務(wù)就可以盡快確定，以促進(jìn)項(xiàng)目績效的進(jìn)展。

離線簽署棘手問題:

工程合同涉及金額較大，每次簽訂都需要法律審批，雙方還要多次溝通甚至修改。線下紙質(zhì)文件傳輸速度慢，難以保證雙方的聯(lián)系進(jìn)度。如果有修改的需要，反復(fù)郵寄周轉(zhuǎn)后時(shí)間很難控制。

電子簽署優(yōu)勢(shì):

系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的工程文檔模板，一鍵應(yīng)用即可生成，提高文檔的規(guī)范性；此外，與二級(jí)承包商的簽約可以通過短信指導(dǎo)和在線直接完成，整個(gè)過程只需幾分鐘。

二是驗(yàn)收文件“瘦身”，一線項(xiàng)目穩(wěn)步交付

“瘦身”文件:業(yè)務(wù)受理證明。驗(yàn)收是項(xiàng)目執(zhí)行的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，驗(yàn)收證書的簽署速度直接關(guān)系到項(xiàng)目的收款效率。

離線簽署棘手問題:

驗(yàn)收表是工程付款的憑證。線下簽約如果出現(xiàn)簽約不規(guī)范、代簽、對(duì)承兌業(yè)務(wù)描述不一致等情況，一旦發(fā)生糾紛，追究責(zé)任，損失很大。每次驗(yàn)收都要找全世界負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人。有些項(xiàng)目因?yàn)榭绲貐^(qū)簽約而延期幾個(gè)月，項(xiàng)目資金回收緩慢，那么你的業(yè)績能拿什么保證呢？

電子簽署優(yōu)勢(shì):

除了提供標(biāo)準(zhǔn)化的受理制證服務(wù)，現(xiàn)在整個(gè)機(jī)構(gòu)的受理工作都可以通過電子流程線真正完成，每個(gè)環(huán)節(jié)的審批和簽字都有記錄，隨時(shí)提供公證，出現(xiàn)糾紛及時(shí)出證。

隨著電子簽章的接入，組織的工程項(xiàng)目全過程已經(jīng)真正電子化，各種工程管理場(chǎng)景都具備了簽字的能力，從而解決了困擾很多組織的“半電子化”問題。對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)過程中簽署要求多、文件量大的業(yè)務(wù)，電子化簽署的特點(diǎn)是“可視化、移動(dòng)性、簽名驗(yàn)證和認(rèn)證”，這是優(yōu)化組織業(yè)務(wù)管理的最后一步。